Les 7 fonctions d'un assistant administratif principal

Le fonctions d'un assistant administratif ce sont des tâches d'assistance et d'accompagnement aux activités normales qu'une entreprise développe. Par conséquent, ils sont fondamentaux pour un fonctionnement efficace de celui-ci.

Ces activités sont généralement variables en fonction du secteur d'activité de l'entreprise dans laquelle elles travaillent. Par exemple, dans les bureaux spécialisés tels que les cabinets d’avocats, les participants ont généralement une formation spécifique pour l’exécution de certaines activités.

Cependant, il existe des fonctions communes à tous les domaines, généralement liées à la distribution et à l’administration des informations au sein du bureau. Cela comprend la gestion des documents, des archives et l'organisation d'événements.

Mais ces activités peuvent devenir beaucoup plus larges. Parfois, les assistants administratifs doivent également gérer le traitement des informations comptables et même garantir le fonctionnement des ressources technologiques de l'entreprise.

Les 7 fonctions principales d'un assistant administratif

1- Gestion des documents

L'une des fonctions principales d'un assistant administratif est d'aider les membres du bureau à gérer les documents et les dossiers.

Cette tâche est généralement liée au stockage, à l'organisation et à l'administration des fichiers.

Toutefois, il peut parfois être nécessaire d’écrire, de modifier et de réviser des documents.

Dans certaines entreprises, il leur est même demandé de prendre des dictées de lettres ou de notes et d’enregistrer les procès-verbaux des réunions.

Dans certains cas, par exemple dans le cas d'un cabinet d'avocats, une formation spécialisée est nécessaire pour remplir ces fonctions: l'assistant administratif doit comprendre la terminologie et les procédures juridiques.

En revanche, les assistants administratifs qui travaillent dans le domaine de la médecine ont besoin de connaissances différentes. Ils doivent avoir la formation nécessaire pour traiter avec les patients et lire les rapports médicaux.

2- Planification d'événements

La planification des événements de bureau est également la responsabilité des assistants administratifs. La taille de cette responsabilité peut être variable en fonction de la taille de l'entreprise.

Un événement peut être simplement une réunion ou un déjeuner d’affaires, mais il peut également s’agir d’un congrès ou d’une grande fête d’affaires.

Dans les deux cas, l'assistant doit gérer tous les critères liés à l'événement.

Cela comprend la prise de contact avec les fournisseurs, la réservation, le choix des menus et la décoration. Mais cela inclut également de contacter, d'inviter et de confirmer les participants, les conférenciers et les conférenciers au cas où cela serait nécessaire.

3- Attention en personne aux utilisateurs et aux visiteurs

L'attention aux utilisateurs est généralement l'une des tâches les plus courantes pour les assistants administratifs. L'audience à laquelle l'attention est concentrée dépend toujours de la taille de l'entreprise et de son orientation commerciale.

Dans le cas de petites entreprises qui desservent directement le public, il est possible que l’assistante administrative reçoive les clients.

Lorsque cela se produit, leur travail vise à les guider et à les assister lors de leur passage dans les installations de l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, l'assistant administratif doit assister à d'autres visiteurs en tant que partenaires ou grands fournisseurs.

Dans ce cas, leur mission sera de les guider dans l'accomplissement de leur agenda et des réunions avec la direction ou d'autres domaines de l'entreprise.

4- Assistance téléphonique et virtuelle

L’attention téléphonique et virtuelle fait partie de la catégorie de l’assistance aux utilisateurs. Dans le cas de l'assistance téléphonique, l'orientation des clients et des partenaires est incluse, ainsi que l'organisation et l'administration des ordres du jour.

En ce qui concerne l'attention virtuelle, les tâches dépendent des canaux fournis par l'entreprise pour le service client ou la gestion de l'information.

Dans certains cas, il s’agit de gérer le courrier électronique, de répondre, de transférer ou d’archiver les messages si nécessaire.

Dans d'autres cas, lorsque les canaux de communication virtuels sont plus diversifiés, d'autres tâches peuvent être incluses, telles que l'attention au public via des systèmes de chat ou même la réponse aux questions via les réseaux sociaux de l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, il est habituel que du personnel soit spécialement concentré sur l’attention de ces canaux de communication. Lorsque les entreprises sont petites, cette tâche est généralement laissée aux assistants administratifs.

5- Administration des ordres du jour

La gestion des ordres du jour est généralement l'une des tâches les plus importantes des assistants administratifs.

Cette responsabilité comprend la réception de demandes de rendez-vous et de réunions par téléphone, en personne ou en ligne et leur organisation dans l'ordre du jour selon les critères définis.

Il comprend également la planification de réunions à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, des déjeuners de travail et des voyages d'affaires.

Dans ces derniers cas, l'assistant a également la responsabilité de réserver des vols, des hôtels, des restaurants ou des salles de réunion si nécessaire.

6- Comptabilité

Parfois, les assistants administratifs sont responsables du suivi et de l’enregistrement des dépenses au sein de l’entreprise.Ces tâches peuvent être simples, comme l'enregistrement de certaines dépenses dans un tableur.

Dans certains cas, l'assistant est invité à suivre une formation pour développer des tâches plus complexes. Par exemple, vos responsabilités peuvent inclure la présentation de rapports comptables à la direction.

Cela dépend généralement de la taille de l'entreprise. Une grande entreprise a généralement des rôles plus spécialisés; dans celles-ci, les informations comptables sont administrées par une personne engagée à cet effet.

Cependant, l'une des compétences fondamentales de tout assistant administratif est le domaine des logiciels de comptabilité de bureau, tels que Microsoft Excel.

7- Gestion technologique

La gestion des ressources technologiques fait également partie des fonctions des assistants administratifs. En ce sens, sa responsabilité est de garantir que tous les outils nécessaires au fonctionnement de l'entreprise fonctionnent bien.

Cela inclut, entre autres tâches, de faire des copies de sauvegarde des informations contenues dans l'équipement informatique et de la mise à jour antivirus.

D'autre part, cela inclut l'administration d'équipements tels que les projecteurs et les ordinateurs portables.

Cela implique également l'examen et la maintenance de l'équipement nécessaire au développement normal des activités qui sont sous leur responsabilité.

Cela ne signifie pas que l'assistant administratif doit avoir des connaissances techniques. Son travail consiste notamment à embaucher du personnel technique chargé de la maintenance régulière des équipements pour éviter les reculs.

Références

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