Principes de contrôle d'une entreprise Principes et exemples principaux

Le principes de contrôle d'une entreprise Ce sont les réglementations qui exigent l'existence de procédures et de processus établis dans les systèmes comptables pour aider les responsables à superviser et à réglementer les activités de l'entreprise, garantissant ainsi la protection des actifs de l'entreprise.

Les principes de contrôle ont pour but de garantir le bon fonctionnement du système comptable et l’enregistrement précis des événements commerciaux. De toute évidence, les gestionnaires ne peuvent pas superviser tous les employés, de sorte que certaines erreurs ou fraudes peuvent survenir.

Pour identifier et établir des contrôles efficaces, la direction doit continuellement évaluer les risques, superviser la mise en œuvre du contrôle et modifier les contrôles si nécessaire.

Avoir une telle fonction commerciale essentielle offre une sécurité raisonnable en réduisant la probabilité d'erreurs et en protégeant les actifs de l'organisation. En raison de leur importance, les entreprises doivent tenir compte des principes fondamentaux du contrôle.

Index

• 1 Principes de contrôle
  • 1.1 Environnement de contrôle
  • 1.2 Activités de contrôle
• 2 exemples
  • 2.1 Séparation des tâches
  • 2.2 Approbations
  • 2.3 Rotation du personnel et vacances
  • 2.4 Audits physiques
  • 2.5 Rapprochements comptables périodiques
  • 2.6 Contrôles automatisés
• 3 références

Principes de contrôle

Environnement de contrôle

Le style de gestion et les attentes des responsables de haut niveau, en particulier leurs politiques de contrôle, déterminent l’environnement de contrôle.

Dans un environnement de contrôle, un comité de gestion assure une supervision supplémentaire, garantissant une intégrité administrative, des valeurs éthiques, une structure organisationnelle bien définie et des employés compétents et fiables, attribuant l'autorité et les responsabilités.

Activités de contrôle

Ce sont des politiques et des procédures spécifiques que la direction utilise pour atteindre ses objectifs. Ceux-ci incluent les suivants:

Séparation des tâches

Elle exige que différentes personnes soient chargées d’exécuter différentes tâches dans des activités connexes, en particulier celles qui impliquent l’autorisation, la garde ou la tenue de dossiers.

En exigeant que différentes personnes exécutent ces fonctions, un système de contrôle équilibré est créé.

Approbation des transactions et des activités

Cela permet de s'assurer que toutes les activités de l'entreprise sont conformes aux politiques et directives établies.

Le fait d’obliger certains gestionnaires à approuver certains types de transactions ajoute un engagement supplémentaire aux documents comptables, en démontrant que les transactions ont été analysées et approuvées par l’autorité correspondante.

Normalisation des documents

Il comprend la création de factures et d’autres documents faciles à utiliser et suffisamment informatifs, l’utilisation de documents pré-numérotés et consécutifs et la préparation en temps voulu de documents.

La normalisation facilite la révision des anciens enregistrements lors de la recherche de l’origine de certains écarts dans le système. L’absence de standardisation peut entraîner l’oubli ou l’interprétation de certains éléments.

Contrôle physique et accès aux actifs et aux enregistrements

Il s’agit de commandes électroniques ou mécaniques (coffres-forts, cartes d’identité, clôtures, caisses enregistreuses, caméras vidéo, serrures) ou de commandes informatiques, liées aux privilèges d’accès ou aux procédures de sauvegarde et de restauration établies.

La technologie peut généralement arriver là où les gens ne peuvent pas et cela peut être au travail 24 heures par jour sans avoir besoin de paiement supplémentaire.

Le contrôle de l’accès à un système de comptabilité par mots de passe, verrous et enregistrements d’accès électroniques empêche les utilisateurs non autorisés d’exploiter le système, tout en permettant de vérifier l’utilisation du système pour identifier les sources d’erreurs.

Examens indépendants

Les entreprises doivent revoir périodiquement leurs systèmes de contrôle. Cela doit être fait par une personne qui n'a effectué aucune partie du travail à vérifier.

Ces revues permettent d’assurer la fiabilité des informations comptables et l’efficacité des opérations.

Attribution des responsabilités

L'entreprise doit clairement établir ses responsabilités. L'attribution de responsabilités spécifiques aux personnes leur permet de comprendre leur fonction pour maintenir le contrôle.

Si une responsabilité est ignorée, un système de contrôle efficace indiquera clairement qui n’exécute pas une tâche.

Des exemples

Tous ces contrôles répondent aux objectifs du principe de contrôle. Une fois les contrôles mis en place, les responsables n'ont pas à surveiller l'activité de chaque employé. Ils peuvent vérifier périodiquement les contrôles pour s’assurer qu’ils fonctionnent correctement et se concentrer sur la gestion de l’entreprise.

Séparation des tâches

C'est un bon contrôle pour s'assurer que les fonctions d'archivage sont séparées de la gestion de trésorerie réelle.

Pour cette raison, le caissier est responsable de l'encaissement des clients, avec la possibilité de le déposer à la banque, et le service de la comptabilité est responsable de l'enregistrement de ces encaissements et des rapprochements bancaires.

De cette manière, une seule personne ne peut pas prendre l'argent du client et le détourner, puis dissimuler des comptes frauduleux.

Si deux personnes effectuent ces tâches, la seule façon de faire fonctionner la fraude est que chaque personne soit complice de l’autre. De toute évidence, deux employés complices sont beaucoup moins susceptibles qu'un seul employé de voler.

Approbations

Exiger une approbation pour pouvoir payer des dépenses encombrantes peut empêcher des employés sans scrupules de faire de grosses transactions frauduleuses avec les fonds de la société.

Une liste de prix officielle sert d'approbation au personnel de vente pour vendre avec ces prix. En outre, il peut exister un contrôle permettant au responsable des ventes d’autoriser des modifications raisonnables de la liste de prix.

Rotation du personnel et vacances

La rotation obligatoire des employés ou la période de vacances sont mises en œuvre pour détecter les schémas frauduleux lorsqu'il est nécessaire de disposer d'un système habituel pour le maintenir.

Si le comptable change de responsabilités tous les deux mois, une personne ne peut pas systématiquement exécuter un faux système.

Audits physiques

Les audits physiques comprennent le comptage manuel des liquidités et de tout autre actif physique enregistré dans le système comptable, tels que les stocks.

Le nombre physique peut révéler des écarts cachés dans les soldes de compte en contournant complètement les enregistrements électroniques. Le comptage de l'argent aux points de vente peut se faire quotidiennement ou même plusieurs fois par jour.

Les projets plus importants, tels que l'inventaire physique, devraient être effectués moins fréquemment, peut-être chaque année ou chaque trimestre.

Réconciliations comptables périodiques

Ils garantissent que les soldes du système comptable coïncident avec les soldes des comptes d’autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients.

Les différences constatées entre ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des divergences dans les comptes propres ou que les erreurs proviennent des autres entités.

Contrôles automatisés

Ce sont probablement les contrôles internes les plus courants, car non seulement ils protègent l'entreprise, mais ils en augmentent l'efficacité.

Les horloges automatiques sont un bon exemple. Les employés sont contrôlés par ces montres à leur arrivée et ils sont ensuite vérifiés à la fin de leur journée.

L'horloge automatique élimine la possibilité que les employés trichent avec leurs heures de travail.

Références

1. MyAccountingCourse (2018). Quels sont les principes du contrôle interne? Tiré de: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Quel est le principe de contrôle? Tiré de: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Quels sont les sept principes du contrôle interne?Bizfluent. Tiré de: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Principes de base du contrôle interne. Tiré de: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Contrôle interne Tiré de: cliffsnotes.com.
6. Administrateur (2015). 17 principes de contrôle interne. Défenseur éthique Tiré de: ethicsadvocate.com.
7. David Ingram (2018). Quels sont les sept procédures de contrôle interne en comptabilité? Small Business-Chron. Tiré de: smallbusiness.chron.com.