Les 12 fonctions de bureau dominantes les plus importantes

Le fonctions de bureau qui domine ce sont les activités administratives que le personnel d'une entreprise, d'une organisation ou d'une institution réalise et qui sont nécessaires à son fonctionnement. Si elles sont effectuées efficacement, les résultats seront bien meilleurs que s'ils sont mal faits.

Ce travail, normalement, a un horaire régulier du lundi au vendredi qui commence à 8 ou 9 heures. et cela dure jusqu'à 16 ou 17 heures, bien que cela varie selon les pays ou les régions.

La plupart du travail de bureau nécessite des compétences de base telles que: communication orale courante, aptitude à écrire, classer et une certaine expérience avec du matériel de bureau tel que des ordinateurs, des photocopieurs, etc.

Selon le niveau du poste ou de la responsabilité assumée, une personne doit avoir une formation technique, universitaire ou de quatrième niveau.

Les 10 fonctions principales du bureau qui domine

1- Planification

C’est la première et la plus importante des tâches, car elle consiste à définir comment les méthodes et les structures organisationnelles peuvent contribuer au plan d’action.

Il existe des outils technologiques qui aident ces méthodes à se matérialiser dans les tâches réparties entre les membres de l'équipe, mais seule une bonne planification peut garantir que tout finira par atteindre l'objectif de l'entreprise.

Pour la planification générale, une vision métier claire et un certain niveau hiérarchique sont requis au sein de l’entreprise, mais chaque membre de l’équipe doit planifier son travail de manière à pouvoir atteindre les objectifs et les délais fixés.

2- Transcription et / ou rédaction de rapports

Une tâche qui occupe quotidiennement le temps de savoir qui travaille dans un bureau est la rédaction, dans tout support, de rapports qui appuient ou détaillent leurs fonctions ou qui servent à expliquer aux autres collègues (contexte, progrès, résultats, avantages et inconvénients). contre, etc.) d’un projet particulier.

Ces écrits servent également de registre de l'activité de l'organisation à laquelle appartient ce bureau, pour des audits ou des revues futurs.

3- Assister aux réunions

Ce sont des réunions entre les membres d'une équipe de travail au cours desquelles des idées sur les projets en cours sont échangées, de nouvelles propositions sont exposées, des présentations, des rapports ou des rapports sont partagés.

Normalement, ils ont pour objectif d’aligner toutes les personnes présentes sur la voie de la réalisation d’un objectif commun, en attribuant à chacun des rôles, des tâches et des délais. Ils servent également à résoudre des problèmes pouvant survenir lors de l'exécution de tâches.

Ils ont tendance à avoir une fréquence, une durée et une dynamique très définies. En outre, ce qui y est discuté est généralement enregistré en minutes ou en minutes pour l’archivage.

4- Calendrier des réunions

Il s’agit de coordonner l’ordre du jour de toutes les personnes qui devraient participer à une réunion de telle manière qu’elles puissent coïncider à un endroit et à un moment précis.

C’est une tâche qui peut être écrasante, alors le fait de compter sur la technologie peut être une bonne idée. Il existe des applications, telles que ScheduleOnce, qui vous permettent de planifier des réunions automatiquement, permettant aux invités de voir les dates disponibles et de choisir une planification qui leur convient.

5- Revoir l'e-mail d'entreprise

C'est une tâche qui peut prendre beaucoup de temps. Un rapport Adobe publié en 2016, issu d'une enquête auto-administrée menée auprès de plus d'un millier de travailleurs, révèle que nous passons en moyenne 20,5 heures par semaine à consulter notre messagerie professionnelle.

Trier, lire et répondre aux e-mails, est une forme très courante de communication et permet l'échange de fichiers et d'impressions liés à tout projet ou processus organisationnel.

Bien que les entreprises recherchent constamment des moyens de gérer les e-mails plus efficacement, il existe également des applications telles que les étiquettes intelligentes de Gmail.

Une autre manière d'accélérer cette tâche consiste à incorporer des modèles de courrier électronique standard ou des textes pouvant être envoyés avec des modifications minimes à différents destinataires et à différents moments.

6- Gestion financière

Dans cette tâche, il faut garantir que l’argent remplit son cycle de vie lors de l’achat et de la vente de produits et de services; que toutes les factures sont envoyées, enregistrées, payées et envoyées. Bien sûr, il y a des bureaux où ils se consacrent à cela.

Cette activité comprend également la mise à jour des comptes financiers et des documents juridiques de manière à ce que le cadre juridique concernant l’organisation en question ne pose aucun problème.

7- Logistique

Cette fonction garantit que tous les biens liés au travail de l'entreprise sont transportés vers et depuis les entrepôts et les clients. Cela comprend également la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des matières premières pour la fabrication de nouveaux produits.

L'objectif de cette fonction est de s'assurer que l'entreprise dispose de tout ce qui est nécessaire pour conserver la production du bien ou du service commercialisé.

8- Appelez l'attention

Dans un bureau, il est également nécessaire de répondre au téléphone, car il s'agit d'un moyen de communication avec les clients, les fournisseurs et les collègues.

Bien que cela semble une tâche simple, elle nécessite un certain protocole car il peut s’agir de la voix d’une personne extérieure à l’entreprise.Par conséquent, il est important que les règles de courtoisie soient respectées, que le ton institutionnel soit maintenu, que le volume de voix et le vocabulaire utilisés soient modérés.

Un autre fait important, qui est parfois négligé lors de l'exécution de cette fonction, est d'écrire autant de données que possible de la personne de l'autre côté du téléphone; Cela alimentera la base de données de contacts de l'entreprise et vous permettra de suivre correctement le sujet abordé lors de la conversation téléphonique.

9- Organisation des archives

La plupart des tâches exécutées dans un bureau génèrent des documents: factures, notes, minutes, procès-verbaux, rapports de vente, etc.

En numérique ou sur papier, c'est une quantité d'informations qui nécessite que quelqu'un soit responsable du catalogage, de l'archivage et de la sauvegarde en fonction de son importance pour l'entreprise.

C'est précisément ce dernier point, celui de la protection de l'information, qui pose problème à de nombreuses organisations, de sorte que de plus en plus d'outils, de protocoles et de procédures sécurisent l'archivage et la transmission des informations. données sensibles dans une organisation.

Dans certains cas, des disques durs externes sont utilisés, tandis que dans d'autres, il existe des serveurs spéciaux pour ces cas ou des plates-formes de stockage dans le «cloud» telles que Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.

10- Distribution du courrier de l'entreprise

La distribution de la correspondance au sein du bureau est une tâche qui, même si elle n’exige pas une formation académique très poussée, exige une bonne organisation, des responsabilités et un sentiment d’urgence.

Une esquisse de conception, la carte de crédit envoyée par la banque, les factures d'un fournisseur ou la lettre de réponse d'une entité gouvernementale, sont quelques-uns des documents que tout employé attend et sur lesquels de nombreux autres processus peuvent dépendre. de l'entreprise.

11- Service client

Cette fonction consiste à assister physiquement les clients avec des doutes ou des plaintes concernant les produits ou services offerts par l'entreprise.

12- Impression et copie de documents

Il consiste à imprimer les documents à sauvegarder physiquement ou à faire des copies de ceux qui doivent être conservés en double ou remis aux travailleurs de l'entreprise.

Références

1. Audra Bianca (s / f). Conseils d'organisation et de planification de bureau. Extrait de: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tâches bureautiques que vous pouvez et devez automatiser. Extrait de: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Combien d’heures de votre vie avez-vous reçu par email professionnel? Essayez notre calculatrice déprimante. Récupéré de: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste des travaux travaillant dans un bureau. Extrait de: work.chron.com.
5. Que fait un assistant de bureau? Récupéré de learn.org.
6. Que font exactement les gens dans les emplois de bureau. Extrait de: reddit.com.