Comment est l'organigramme d'un hôtel? (et ses fonctions)

Le organigramme d'un hôtelIl représente les emplois dont un hôtel a besoin pour mener à bien ses processus de travail, sa mission, sa vision et ses valeurs.

Chaque hôtel, qu'il soit petit, moyen ou grand, a besoin d'une structure organisationnelle pour mener à bien ses opérations quotidiennes. Il est utilisé pour aider à répartir les tâches, spécifier le travail pour chaque département et déléguer l'autorité au sein et entre les départements.

L'organigramme ci-dessus est caractéristique d'un hôtel 5 étoiles, bien qu'un hôtel 4 étoiles puisse avoir le même nombre d'appartements ou plus. Le nombre d'étoiles peut descendre ou monter indépendamment du nombre de départements.

Par exemple, l'hôtel "NY King" pourrait garder tous les appartements et monter de 4 à 5 étoiles. Ou vice et versa; descendre de 5 à 4 étoiles et maintenir tous les départements.

Le nombre d'appartements variera en fonction des services offerts par l'hôtel. Peut-être un hôtel de luxe -5 étoiles- ont des services touristiques pour les clients, gymnase, piscine, courts de tennis, SPA, discothèque ... Un autre hôtel de taille inférieure n'aura pas ces services supplémentaires et n'aura donc pas besoin d'autant d'employés. départements.

Les postes les plus importants dans un hôtel sont: le directeur, le directeur marketing, le directeur comptable, le directeur du personnel, le directeur de l’ingénierie, le directeur des achats, le directeur de la salle et le gérant du restaurant.

De ces postes sont générés des postes inférieurs mais non moins importants pour remplir la fonction principale de l'hôtel; accueillir des invités avec la meilleure qualité possible, en fonction du nombre d'étoiles dans chaque hôtel.

Qui est responsable de l'organisation d'un hôtel?

Normalement, le responsable de l'organigramme d'une entreprise est le directeur des ressources humaines.

En plus de l'organigramme, vous devrez avoir des postes bien définis dans la "description de poste" afin que les fonctions de chaque employé soient bien définies. Cela sera essentiel pour recruter de nouveaux employés et pour que chaque employé sache quoi faire.

D'autre part, il existe des hôtels qui ont externalisé des fonctions RH, en particulier des hôtels plus petits qui ne font pas partie des chaînes hôtelières.

Emplois communs dans un hôtel et ses fonctions

1- Directeur Général / Gérant d'Hôtel

C'est la position de la plus grande responsabilité:

• Il est chargé de l'administration, du contrôle et du développement de l'hôtel en vérifiant que tous les autres départements fonctionnent de la meilleure manière possible.
• Il définit les politiques de l'entreprise et les objectifs à atteindre.
• Vérifiez que chaque service répond aux objectifs fixés, offrant une excellente qualité de service.
• Gère la gestion des ressources humaines, le marketing, la sécurité, la qualité et la coordination de tous les aspects nécessaires au bon fonctionnement de l'hôtel.

2- Directeur des ventes

En plus de compléter les autres départements principaux, sa fonction principale est de s’engager dans la vente et la publicité:

• Trouver des clients
• Présent à l'entreprise.
• Offrez les services.
• Fermer les accords avec les clients.
• Développer des stratégies publicitaires.
• Promouvoir les services hôteliers.
• Rechercher des clients potentiels.
• Déclarez les résultats des ventes au service de la comptabilité et des finances.

Assistante commerciale

L'objectif principal de ce poste est de soutenir le travail de son supérieur, le chef et / ou le responsable commercial, de contrôler, classer et commander les ventes réalisées, en plus de collecter les factures pour mener à bien la procédure administrative.

Le service des chambres est chargé de capturer les demandes de réservation et le service client à cet effet, ainsi que de contrôler les contrôles et les paiements.

Vous devez également veiller à ce que les chambres soient propres, en étroite collaboration avec les réceptionnistes et les ménagères.

Ils ont pour tâche de déterminer la disponibilité des chambres et de prendre et de confirmer les réservations.

La réservation superviseur ou le gestionnaire est chargé de diriger la bonne performance des agents de service et réservations exécuter les fonctions pour répondre aux réserves par tous les différents moyens pour arriver (médias, les réservations de groupe, en ligne, visites, opérateurs, etc.), gérer l’argent des dépôts correspondants et garantir les réservations effectuées.

Directeur des ventes

C'est l'une des tâches les plus importantes car elle est responsable d'un portefeuille de vendeurs à qui vous devez indiquer ce qu'ils doivent faire.

Il est responsable de ce que chacun de ses employés fait, il doit connaître le mouvement de tous les comptes et s’il ya un problème avec eux, il doit en assumer la responsabilité.

Vous devez fournir un index détaillé des relevés de comptes, prendre des initiatives pour obtenir des comptes importants pour votre entreprise.

Le succès ou l’échec de la société en dépend, c’est une position très complexe qui nécessite un niveau d’engagement et de responsabilité extrême.

3- Gestionnaire de service

Il est responsable de la supervision du service:

• Coûts de contrôle
• Obtenir une clientèle fidèle
• Promouvoir de bonnes relations entre les employés.
• Résoudre les doutes et les préoccupations des services de tous les clients.
• Atteindre les objectifs de vente
• Donner l'exemple en respectant les normes éthiques.
• S'assurer qu'un haut niveau de qualité est offert et que l'entreprise est rentable.

Administration et finances

C'est un poste important parce que vous avez le contrôle sur les questions administratives, vous devez vous mettre d'accord avec le directeur général sur la manière dont les problèmes seront distribués et vous informer sur les différentes étapes et événements qui s'y rapportent.

Vous devez gérer les ressources financières, les budgets, les dépenses, les dépenses et les investissements en collaboration avec les directions et les unités de la société.

Superviser la gestion des ressources financières, coordonner les trusts réglementés par le gouvernement, superviser les processus liés à l'administration du personnel.

Enregistré et maintient la fourniture et l'acquisition de ressources matérielles, les services patrimoniaux et généraux de la société.

Stratégies d'entreprise

Comme son nom l'indique, il est chargé de créer des stratégies et des plans pour rejoindre de nouveaux marchés et renforcer les forces de l'entreprise, ainsi que pour améliorer l'expérience et les connaissances de chaque membre de l'association ou de l'organisation.

Sa fonction principale est axée sur la responsabilité directe des activités commerciales de la société, la gestion du marketing, la promotion et la distribution, la planification des ventes et l'organisation des différentes distributions.

Attribuer des objectifs pour se conformer aux ventes en fonction des produits et des domaines, créer des plans stratégiques pour améliorer le succès de l'entreprise, étudier les clients et les sites qui peuvent être plus appropriés à promouvoir.

Il favorise un environnement de travail en équipe favorisant l’esprit de vente du personnel en charge.

Analyser les causes possibles des problèmes et des plaintes des clients.

Concevoir des politiques pour déterminer les prix et les conditions de vente.

Créez des plans pour augmenter la progression de la formation des personnes de votre département.

Il est responsable de la réception, du filtrage et de la distribution des différentes procédures et des améliorations en termes de qualité de service.

Contrôleur et comptabilité

Département responsable de l'analyse et du contrôle des opérations financières et comptables.

Il participe également à la préparation des budgets annuels, des prévisions de revenus, des états financiers, de la création de rapports sur la situation financière, des audits effectués par le bureau du contrôleur, etc.

achats

C'est une position très importante pour le bon développement du travail dans l'entreprise, car ils sont responsables de la chaîne d'approvisionnement et de l'achat de tous les biens nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement.

Il peut s'agir d'achats à l'usage de l'entreprise ou de revente et / ou de matières premières pour la production de leurs propres produits.

Ce poste comprend également l'achat de services liés au transport ou au marketing.

Ils sont responsables de l'utilisation des informations et des systèmes informatiques pour la gestion de l'organisation.

Ils planifient et dirigent toutes les activités liées à l'informatique et à la technologie dans l'entreprise pour laquelle ils travaillent.

Déterminez les objectifs de l'entreprise pour la conception des plans afin d'atteindre les objectifs précédemment définis.

4- Directeur adjoint

Il est chargé de remplir toutes les tâches du responsable en cas d'absence de ce dernier.

En général, il ne prend pas de décisions importantes sans d'abord consulter le responsable, mais s'il prend une décision sur les problèmes courants et courants pouvant survenir lors du développement normal de l'hôtel.

Il doit être formé avec toutes les informations et connaissances nécessaires pour assumer un poste aussi important, connaître toutes les fonctions, le personnel, ses tâches, ses remplacements, etc.

De plus, la connaissance des normes juridiques est une chose qui ne peut pas manquer pour éviter d’avoir des problèmes avec la loi.

Il faut résoudre rapidement et avoir un plan B pour tout au cas où les choses ne se passent pas en fonction des attentes.

Chef de division des salles

Votre travail consiste à planifier, superviser et contrôler le respect de chacune des règles de fonctionnement de votre région:

• Planifier et superviser le fonctionnement des groupes et des conventions.
• Analyser les statistiques mensuelles.
• Établissez des normes et des standards pour la fourniture de services dans votre région.
• Recevoir des plaintes concernant votre région.
• Coordonne avec le responsable de l'entretien la bonne exécution de son travail.

Chef de réception

Organiser et contrôler les tâches du service d'accueil:

• Il prépare le planning du personnel en charge.
• Gérer les plaintes
• Il communique avec les autres services si nécessaire.
• Ils prennent soin du client et résolvent tout doute ou préoccupation.
• Il est le principal responsable du contact avec le client.

Gouvernante

Ce département a le plus grand nombre d'employés responsables de l'ensemble de l'hôtel et est principalement responsable du nettoyage de l'ensemble de l'établissement: les parties communes de l'hôtel et les couloirs, les bureaux, les chambres, etc.

Cette position est extrêmement importante car la propreté est la lettre de présentation d’un hôtel, cela dépend en grande partie du succès ou de l’échec.

Devraient recevoir une formation, les employés devraient être amicaux et transmettre la chaleur aux invités.

Responsable alimentaire et boissons

Il supervise la préparation et la décoration de chacun des plats et boissons préparés dans le coin cuisine de l'hôtel en suivant les recettes et les normes établies précédemment par l'hôtel.

Assurer le développement correct des fonctions des autres employés, une bonne manipulation des fournitures, éviter le gaspillage de matière, préparer le menu, superviser la zone des desserts, les liqueurs, l'inventaire général, etc.

Doit faire les acquisitions nécessaires et contrôler les entrepôts.

Soyez en contrôle de tout le personnel à votre charge.

Capitaine d'attention au public

Responsable au gestionnaire du bon fonctionnement des services offerts par le restaurant ou la cafétéria.

• Recevoir le client.
• Il l'accompagne à la table.
• Obtenir des suggestions
• Feu le diner.
• Vérifiez que tout le monde fait son travail.
• Vérifiez les fournitures.
• Assister les serveurs si nécessaire.

Il est responsable du contrôle du personnel, de la création de menus, du suivi de l'utilisation rationnelle des matières premières et des autres biens, du contrôle de la production et de la qualité des plats, de la détermination des horaires de travail des autres travailleurs.

Directeur des services généraux

Il est chargé de développer un programme annuel de maintenance et de prévention des machines et des équipements.

Prendre toutes les mesures nécessaires pour maintenir et améliorer les conditions architecturales de la propriété.

L'administration des services de base, le soutien aux zones qui l'intègrent, la protection de la sécurité du bien et de ses occupants, la commission de la sécurité et de l'hygiène.

Gestionnaire de maintenance

• Il doit résoudre tous les problèmes qui surviennent en un temps record afin que la production ne soit pas interrompue.
• Vous devez organiser et coordonner les ordres de travail de maintenance pour tout le personnel à votre charge.
• Il coordonne la livraison et la réception des matériaux nécessaires à la réalisation des travaux de maintenance.
• Vérifier l'ordre et la qualité du travail effectué.
• Autoriser le retrait des matériaux stockés dans l'entrepôt.
• Si nécessaire, dispenser une formation sur l'équipement, les matériaux et les outils présents dans les installations.

Chef de la sécurité

Il est responsable de la prévention des risques professionnels.

• Analyser les situations possibles de risque.
• Élaborer des plans de sécurité.
• Inspectez l'équipe.
• Supervise les systèmes.
• Assure la sécurité des clients et des employés.
• Il prépare des rapports faisant référence à tout ce qui a été fait et à ce qui s'est passé.
• Contrôle de stationnement

Chef de jardinage

En charge de tout ce qui concerne le jardin et son entretien.

Responsable administratif

Sa fonction est de planifier et diriger la gestion administrative de l'entreprise.

• Gérer les relations avec les fournisseurs.
• Contrôle disciplinaire du personnel.
• Créer des stratégies de production, etc.

Responsable des ressources humaines

Il est responsable de tout ce qui concerne le contrôle des ressources humaines et travaille en contact direct avec la direction générale et les autres responsables.

• Doit maintenir un environnement de travail favorable.
• Organiser les sous-systèmes HR
• Médiation des conflits entre les employés.
• Assurer le bien-être des relations employé-entreprise.

Responsable de l'entrepôt

Contrôle les entrées et sorties de tous les matériaux, équipements, produits, outils et en général toutes les propriétés appartenant à l'entreprise.

Il effectue également des audits et des inventaires pour un contrôle correct et efficace.

Assistant comptable

Ses tâches sont liées aux tâches de comptabilité, parmi les nombreuses fonctions que nous pouvons trouver:

• Gestion des stocks
• Paiement de services.
• Déclarations fiscales.

Auxiliaire administratif

Ses principales fonctions sont:

• Traitez la correspondance, recevez des documents, répondez aux appels, visitez, archivez les documents, traitez les fichiers, maintenez le programme à jour, etc.

Un autre schéma est: