Comment donner une rétroaction négative ou positive en 9 étapes

Donner des commentaires positifs ou négatifs est d'utiliser des méthodes de communication pour transmettre et recevoir des informations sur l'adéquation ou l'insuffisance de notre travail.

Dans une première approche de ce concept, vous pouvez penser qu'il s'agit des aspects négatifs que les patrons communiquent aux employés d'une entreprise.

Cependant, le concept de rétroaction sur le travail est beaucoup plus vaste, car il peut être positif ou négatif et s'adresser à un employé, à un patron ou à un collègue.

Comme le souligne Farr (1993), dans l'environnement de travail, de nombreuses informations nous indiquent comment nous effectuons notre travail. Cependant, il est nécessaire de donner un sens à ces informations pour atteindre nos buts et objectifs. Entre autres, la rétroaction sur le travail vous permettra de:

• Corrigez vos erreurs de performance
• Réduisez votre incertitude quant à la pertinence de votre travail.
• Savoir comment les autres vous perçoivent et vous évaluent.

En outre, certains des avantages que vous obtiendrez lorsque vous effectuerez une rétroaction constructive dans votre environnement de travail seront les suivants:

• Évitez les conflits avec des collègues, des employés ou des gestionnaires.
• Avoir une plus grande satisfaction sur le lieu de travail.
• Promouvoir le travail d'équipe et être plus efficace.
• Avoir des sentiments de compétence personnelle au travail.

Lorsqu'il s'agit de conduire un bateau, le rôle du pilote est de corriger la "tendance naturelle du bateau" à s'écarter du parcours défini pour le voyage.

Le vent, les vagues, les courants de l'océan et les défauts de la coque du navire contribuent à le faire dévier du cours qu'il devrait avoir. Le pilote utilise différents instruments et ressources: aides portuaires, compas et suivi par satellite, ce qui lui permet de rétablir le cap.

La relation entre les forces qui détournent le navire et celles qui la maintiennent dans la trajectoire établie est ce que nous appelons la rétroaction.-Ignacio Bossi.

9 étapes pour donner une rétroaction positive ou négative

Pour la mettre en pratique efficacement, nous décrivons 9 étapes à prendre en compte pour développer cette méthode de communication:

1 - Choisissez l'heure et le lieu avant de donner votre avis

Vous devriez commencer par demander à l'autre personne si elle est disponible à ce moment-là. Au cas où il serait occupé, vous devriez essayer de démarrer la conversation plus tard.

De cette manière, la personne à qui vous donnez votre avis vous accordera l’attention dont vous avez besoin pour communiquer efficacement.

D'autre part, pour choisir le scénario, vous devez tenir compte du type d'informations que vous allez fournir:

En ce qui concerne les commentaires positifs, vous devriez choisir de le faire en public, de sorte que la personne ait une reconnaissance encore plus sociale de l’adéquation de son travail.

Si vous souhaitez communiquer des aspects négatifs, choisissez un site privé afin que le travailleur ne perde pas de gêne devant ses collègues.

2 - N'attendez pas trop longtemps pour donner votre avis

S'il y a un aspect à propos duquel vous souhaitez fournir un retour à un collègue, un employé ou un patron, n'attendez pas longtemps. Sinon, la personne ne se souviendra pas très bien de ce que c'est.

Par exemple, si vous dites à quelqu'un que le comportement que vous aviez il y a 3 mois n'était pas approprié, la personne ne contextualise probablement pas ce qui s'est passé, de sorte que vos commentaires n'auront pas l'effet désiré.

Cependant, si vous mentionnez un aspect positif ou négatif de quelque chose que vous avez fait au cours des derniers jours, vous pouvez prendre en compte votre opinion et rectifier -si nécessaire-, puisque vous ne vous êtes pas encore trop écarté de votre objectif.

En outre, ce point est particulièrement important en ce qui concerne les commentaires négatifs, car si vous ne donnez pas votre avis immédiatement, vous accumulerez des plaintes à l’égard d’une personne et serez peut-être un jour dépassé et communiquerez tout ce qui vous gêne.

Ceci est courant dans tout type de relation - amis, couples, parents, etc. - Si vous ne dites pas à l'autre personne ce qui vous dérange, cela ne changera guère son comportement.

3 - Montre une attitude empathique

Mettez-vous à la place de l'autre avec empathie et réfléchissez à la manière dont vous souhaiteriez qu'ils vous renseignent sur votre travail et votre performance.

Vous voudrez sûrement que la personne qui va commenter certains aspects de votre travail soit empathique, essayant de ne pas nuire à vos sentiments en ce qui concerne les informations négatives.

Si votre travail a eu une incidence sur le vôtre, essayez de ne pas perdre votre sang-froid et d'expliquer ce que vous ressentez.

4 - Écoutez l'autre et soyez flexible

Dans ce processus de communication, vous devriez avoir la capacité d'écouter activement - et pas seulement parler.

Cela implique de donner à l’autre l’occasion de nous parler des difficultés qu’il a rencontrées sur son chemin par rapport à cette tâche.

Répondez aux raisons qui ont amené l'autre personne à agir de la sorte. Peut-être que lorsque vous connaissez votre situation, vous comprenez que vous avez agi de la meilleure façon possible.

Avoir la possibilité de rectifier si vous pensez que vous avez tort. Après tout, les commentaires que vous fournissez sont basés sur votre opinion personnelle, ce n’est pas une vérité absolue.

5 - Ne pas utiliser de commentaires généraux et non spécifiques

Il est important que vous soyez concret avec vos commentaires, au lieu de donner des retours d'informations vagues et générales.

Ce n'est pas la même chose de dire: "bon travail" que "votre dernier rapport recueille des informations très précises sur les progrès de l'entreprise".

Avec le deuxième commentaire, l’autre personne se sentira plus valorisée et aura une meilleure connaissance de son efficacité au travail.

Plus les informations que vous fournissez sont spécifiques et précises, meilleures seront les conséquences sur les performances de l'autre personne - de même que plus une boussole est précise, plus il est facile de diriger un navire.

6 - Utilisez la "technique sandwich"

Cette technique consiste à contribuer:

1. - Une critique positive sur les aspects que vous faites de manière adéquate ou sur les efforts que vous déployez pour atteindre l'objectif.
2. - Une critique négative à propos de ce que vous pensez devoir être amélioré pour faire un travail efficace.
3. - une critique positive de son adéquation générale.

De cette façon, vous évitez l'inconfort initial de commencer par un commentaire négatif, afin que la personne soit plus réceptive à votre opinion.

En outre, vous pouvez laisser un bon goût dans votre bouche, en terminant la conversation avec un autre aspect positif.

La personne qui reçoit le feedback ne se sentira pas défiée, mais l'acceptera plus positivement et sera disposée à changer l'aspect négatif que vous avez mentionné.
Un exemple de cette technique serait de dire à un collègue:

"Votre exposition sur les ventes passées m'a donné des informations très précieuses. Cela a été un peu long mais très intéressant ".

7 - Utilisez le feedback en vous concentrant sur le comportement, pas sur la personne

Il est très important que vous choisissiez les mots que vous allez bien utiliser, afin de ne pas critiquer la personne en question, mais le comportement qui a été fait à un certain moment.

Pour que vous compreniez mieux, il n’est pas pareil de dire "le projet n’a pas été livré à temps" que de dire "vous livrez toujours les projets en retard".

Dans le second cas, la personne peut avoir le sentiment d'être jugée irresponsable et une situation inconfortable et désagréable se produira.

Concentrez-vous également sur les comportements isolés, afin que les comportements ne soient pas généralisés. Voyons un exemple en relation avec cet aspect:

Il vaut mieux dire: "Ce matin, vous êtes arrivé 15 minutes en retard, je voudrais savoir si vous avez eu des problèmes": "Vous êtes très dépourvu de précision".

Comme vous pouvez le constater, le premier exemple se concentre sur le comportement du retard - en plus de montrer une attitude empathique à ce sujet.

Dans la deuxième phrase, au contraire, c'est agressif, en cataloguant la personne sur la base de certains faits qui constituent parfois l'exception et non la norme.

8 - Dans les commentaires négatifs, donne des options sur la façon dont la tâche pourrait être améliorée

Lorsque les commentaires que vous faites sont négatifs, ajoutez des commentaires visant à améliorer le travail.

Cela aidera l'autre personne à savoir comment il doit accomplir son travail de manière productive.

Par exemple, si vous n'aimiez pas la façon dont un travailleur a servi un client, vous pourriez dire quelque chose comme: «Ce matin, j'ai observé que le client n'était pas satisfait de votre explication du paiement par le biais du financement. À une autre occasion, vous pouvez offrir une brochure explicative pour mieux la comprendre. "

9 - Encouragez les autres à donner leur avis sur votre travail

Surtout si vous êtes un employé, vous devriez encourager cette dynamique et cet échange d’informations, afin que vous puissiez également bénéficier des avantages d’avoir des informations immédiates et concrètes sur votre travail.

Connaître les opinions des travailleurs autour de vous vous aidera à gérer votre propre bateau, comment nous avons commenté au début de cet article.

Nous espérons que tous ces conseils vous aideront à améliorer votre communication avec vos collègues et à atteindre une plus grande satisfaction professionnelle.

Et vous, quels autres conseils pour une rétroaction positive ou négative ajouteriez-vous?

Références

1. Ana I. García Álvarez et Anastasio Ovejero Bernal. La mesure de la rétroaction de la main-d'œuvre dans les organisations: adaptation du questionnaire de l'enquête sur la rétroaction professionnelle. Psicothema, 1998. Vol 10, nº 2, pp. 241-257.
2. Carlos Eduardo Román Maldonado. À propos de la rétroaction ou des commentaires dans l'enseignement supérieur en ligne. "Magazine virtuel Université catholique du Nord". No.26 (février-mai 2009, Colombie).
3. Ignacio Boss. Pourquoi donner votre avis? Comment le faire efficacement? (2001) Université du CEMA.
4. M. I. Ferrero et M. Martín. L'importance de la rétroaction constructive dans l'évaluation des performances musicales de groupe.
5. Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Vous cachez-vous de votre patron? Le développement d'une taxonomie et d'un instrument pour évaluer les comportements de gestion des retours des bons et des mauvais interprètes. Journal of Management (2003).
6. Image source 3.
7. Image source 4.
8. Image source 5.
9. Image source 6.