Caractéristiques du processus comptable, étapes et importance

Leprocessus comptable c'est le cycle qui se produit entre la survenance, l'enregistrement et le traitement des opérations financières effectuées dans une entreprise.

En d'autres termes, il s'agit d'une séquence d'activités qui mène à un enregistrement détaillé de la façon dont les biens et services sont reçus, collectés et payés dans une organisation.

Cet enregistrement est effectué dans des livres comptables ou des cahiers. C'est un processus qui se déroule par étapes et qui est constamment relancé. Il collecte des informations financières qui sont ensuite présentées sous forme de rapports appelés états financiers.

Mais le cycle ne vient pas avant la présentation de ces états financiers, mais recommence à partir de là. La fréquence des rapports financiers dépend de la nature ou de la taille de l'entreprise. Cependant, il est normal qu'ils soient trimestriels, semestriels et annuels.

Les étapes du processus comptable

Parmi les étapes du processus de comptabilité sont:

Identification et analyse de la transaction

Le type d'opération en cours à travers les documents sources est défini: factures, bons de commande, contrats, etc.

Ces documents sources doivent être originaux, car ils servent de sauvegarde pour les transactions enregistrées.

Ces transactions doivent être analysées avant d'être chargées dans le système pour déterminer le compte auquel elles appartiennent et le montant réel à enregistrer.

Seules les transactions comptables appartenant à la société sont entrées.

Identifier les comptes

Dans la base de données de comptabilité ou le système comptable utilisé par une entreprise, il existe une liste de comptes ou de concepts dans lesquels les entrées seront incluses.

Il est important que ces comptes soient suffisamment détaillés et suffisamment spécifiques pour refléter, sans aucun doute, la nature de la transaction.

À ce moment, il est décidé quels seront les comptes dans lesquels sera enregistrée la transaction.

Enregistrement de la transaction

La transaction ou l’entrée dans le journal est enregistrée, dans la mesure où cela se produit, et il en résultera un ordre chronologique.

Pour effectuer ces annotations, le système de comptabilité en partie double est généralement utilisé, dans lequel les comptes facturés et les comptes accrédités sont pris en compte.

Il existe des livres spéciaux dans lesquels les transactions sont enregistrées et répétées avec une certaine fréquence.

Publication de l'entrée

Les écritures ou transactions sont publiées dans les comptes individuels des grands livres, les débits à gauche et les crédits à droite.

Dans le grand livre, chaque compte est détaillé.

Soldes de comptabilisation

C'est le solde préliminaire de tous les comptes; les soldes sont calculés et les soldes débiteurs et créditeurs sont totalisés.

Si le résultat à la fin de ces deux colonnes est le même, le solde est correct.

Compte de résultat

C'est le siège de la totalisation des profits et des pertes de l'entreprise.

Elaboration du bilan de vérification

Après avoir déterminé les soldes des comptes qui sont reflétés dans le grand livre, nous procédons à la vérification de l'exactitude des enregistrements.

Avec ce document, vous pouvez déplacer les effets des ajustements avant de les enregistrer dans les comptes.

Analyse d'ajustement

À ce moment, les ajustements sont enregistrés dans le journal, sur la base des données collectées dans la balance de vérification.

Une fois cette étape terminée, ces ajustements sont transmis au grand livre. De cette manière, les comptes afficheront des soldes corrects et mis à jour.

Présentation des états financiers

Les sommes sont combinées dans les différents comptes enregistrés et présentées dans les états financiers.

C'est-à-dire que les informations sur la feuille de calcul (ou balance de vérification) sont regroupées et que les éléments suivants sont établis: le bilan, le compte de résultat, l'état des flux de trésorerie, etc.

Clôture comptable

Dans cette phase, des actions sont menées pour clôturer le cycle comptable dans un exercice spécifique.

Entre les opérations exécutées dans cette phase, elles sont:

• Comptabilisation des variations de stock
• La périodisation comptable
• Comptabilisation des provisions et pertes de valeur
• Comptabilité d'amortissement

À la clôture, l'exercice se termine dans les livres pour servir de support au prochain exercice. Dans cette étape, les écritures sont enregistrées pour fermer les comptes de capital temporaires.

Ces informations sont ensuite transférées dans le grand livre général, où le profit et la perte nette sont transférés au compte de capital. C'est le bilan de fin d'année dans lequel tous les comptes (créanciers et débiteurs) doivent avoir un solde nul.

Vérifiez le solde après la fermeture

C'est une étape après la clôture des comptes nominaux. C'est une procédure qui garantit que le grand livre est équilibré pour le début de la prochaine période comptable.

C'est un solde qui a des actifs, des passifs et des capitaux.

Bilan final

L'équilibre de la situation finale est le processus qui implique de prendre les comptes au grand livre. Dans la colonne des actifs, les comptes de crédit sont placés et dans le compte de passif, ceux du droit.

Ce sera le solde qui sera pris en compte pour effectuer le solde initial du prochain exercice.

Importance du processus comptable

Le processus comptable est le seul moyen fiable de déterminer la rentabilité d'une entreprise. En suivant ces étapes, vous pouvez voir le détail du retour sur investissement réalisé dans une entreprise donnée.

De même, c'est ce qui permettra de disposer de données permettant de prendre des décisions éclairées sur le fonctionnement de l'entreprise, par exemple sur les éléments nécessitant une injection de capital ou sur ceux qui doivent être éliminés.

D'un autre côté, cela présente également des avantages juridiques, car elle permet de disposer d'informations actualisées pouvant être requises par les entités gouvernementales.

Le processus comptable et son automatisation

Au fil des ans, la plupart des tâches d'une entreprise ont été affectées de différentes manières par l'automatisation. Dans le cas de la comptabilité, quelque chose de très différent ne se produit pas.

Lorsque la technologie de l'information est devenue une activité populaire, vers 1981, les systèmes d'information comptable ont été intégrés dans les bases de données.

En fonction de la taille et de la nature de l'entreprise, ses dirigeants décident du niveau de systématisation qu'ils utiliseront dans leur comptabilité.

Certains des avantages de l'automatisation du processus comptable sont les suivants:

La simplicité

La plupart des logiciels existant sur le marché sont conçus pour que l’équipe comptable puisse s’adapter facilement et rapidement au système.

En outre, ils incluent des moyens rapides pour corriger les erreurs probables qui peuvent être faites.

La vitesse

C'est l'un des avantages les plus évidents d'un système automatisé, car il permet de localiser des entrées, des comptes ou toute autre donnée comptable en quelques secondes.

Cela comporte également une charge de commodité, car elle élimine le besoin de transporter des livres ou des dossiers.

Facilité de supervision

L'automatisation comptable vous permet d'avoir, le cas échéant, les perspectives financières de l'entreprise.

En outre, vous pouvez vérifier et comparer le comportement de chaque compte à tout moment au cours de l’exercice.

Copies de sauvegarde

Avoir le système de comptabilité automatisé vous permet d'avoir des copies de toutes les informations plus rapidement et facilement qu'il ne le serait manuellement.

Comme tout le reste, cette automatisation comporte également certains risques, parmi lesquels on peut citer:

Virus informatiques

Les virus informatiques représentent un risque pour tout appareil ou système électronique.

Les systèmes comptables sont également susceptibles d’être contaminés par un virus, ce qui rend obligatoire leur protection par de fortes mesures de sécurité.

Ce fait réaffirme l'énorme avantage d'avoir des sauvegardes et des sauvegardes.

Vol d'informations

Le vol d'informations par l'action de pirates informatiques est un autre risque naturel de ces systèmes.

Logiciels de systèmes comptables

Certains outils informatiques pour effectuer le processus de comptabilité peuvent être:

Du soleil

C'est un package avec des applications pour tenir des comptes: trésorerie, paie, déclarations fiscales, etc.

Loggro

C'est un logiciel créé par la société PSL qui permet l'administration de la comptabilité, des inventaires, des ventes, des clients, des fournisseurs et de leur facturation, tout cela pris en charge dans le cloud.

De cette façon, vous pouvez accéder aux informations de n'importe où et à tout moment.

Contalux

C'est un logiciel qui vous permet de transmettre des informations des livres à une feuille Excel.

Secop

C'est un logiciel qui permet un contrôle approfondi des inventaires, il est donc utile pour les entreprises avec des entrepôts.

Il permet également l'enregistrement des ventes et des achats.

Alvendi

C'est un logiciel très similaire à Secop, mais avec une interface plus simple.

Moyex

C'est un logiciel qui permet de contrôler les ordres avec un niveau de détail élevé.

Il existe des logiciels plus spécifiques tels que Prestacob, qui vous permettent de faire des prêts, ou Factool, pour vous inscrire, imprimer et consulter les factures émises par une entreprise.

Comme nous l'avons vu, il s'agit d'un processus clé au sein de la gestion d'entreprise qui a évolué au fil du temps et peut être aussi sophistiqué et complexe que l'exigent la taille et la nature de l'organisation.

Le processus comptable est un moyen d'assurer le bon fonctionnement d'une entreprise et ses étapes et moyens sont adaptés à l'organisation.

Références

1. Outils de comptabilité (2017). Les étapes du processus comptable. Récupéré de: accountingtools.com
2. Accuntingverse (s / f). Le cycle comptable: processus comptable en 9 étapes. Récupéré de: accountingverse.com
3. Dictionnaire d'entreprise (s / f). Processus de comptabilité. Récupéré de: businessdictionary.com
4. Fica consulting (s / f). L'importance du cycle comptable. Récupéré de: ficaconsulting.com.do
5. Finance comptable (2016). Processus de comptabilité. Récupéré de: finanzascontabilidad.com
6. Gómez, Francisco (2016). Automatisation comptable en tant qu'amélioration de l'efficacité. Récupéré de: revistadigital.inesem.es
7. Université ouverte de Catalogne (2017). Les 10 meilleurs logiciels de comptabilité. Récupéré de: fp.uoc.edu
8. Wohlner, Roger (s / f). Notions de comptabilité: le processus de comptabilité. Extrait de: investopedia.com.