Les 10 caractéristiques d'une lettre formelle la plus importante

La lettre formelle est une communication écrite entre deux personnes qui peuvent se connaître ou non, mais qui, en tout cas, ont une relation distante et respectueuse qui les oblige à maintenir un langage formel.

Celui qui écrit la lettre s'appelle le destinataire ou l'émetteur; qui le reçoit est le destinataire ou le destinataire. La lettre officielle est généralement utilisée pour les communications entre entreprises, institutions de haut niveau et entités gouvernementales, entre autres.

Il est également utilisé pour participer à l'attribution de prix internationaux, de nominations publiques ou de reconnaissances.

Dans les lettres formelles, le langage familier, la familiarité, les idiomes et le tuteo devraient être laissés de côté. Les formules de courtoisie universellement acceptées doivent être présentes et doivent respecter une structure prédéterminée.

De par sa nature très formelle, les lettres de ce type doivent être écrites à la main ou imprimées sur papier et envoyées au destinataire dans une enveloppe scellée, même s'il est vrai qu'à l'ère numérique actuelle, la structure de la lettre officielle est utilisée pour les communications envoyées à par email. Cependant, ce dernier n'est pas le plus commun ni le plus indiqué.

Les 10 principales caractéristiques des lettres formelles

1- Langage formel

Le langage formel nécessite une utilisation correcte du vocabulaire et une grammaire et une orthographe irréprochables. Le traitement doit être distant et respectueux.

Le traitement de l'expéditeur par le destinataire doit être le vôtre; ne devrait jamais être une tutelle, indépendamment de l'âge ou de la portée du destinataire, ou si elle est ou n'est pas connue par l'expéditeur.

Bien que la langue doive être respectueuse, cela ne signifie pas que la gentillesse et la courtoisie doivent être mises de côté.

2- intention concrète

Aucune lettre formelle n'est écrite sans intention précise et objectif défini. Avec ce type de lettre est destiné à communiquer quelque chose au destinataire ou demander des informations que l'expéditeur en a besoin.

Dans tous les cas, on cherche à impressionner positivement le destinataire et à le prédisposer favorablement afin que le flux de communication continue jusqu'à ce que les objectifs de l'expéditeur soient atteints. Les informations fournies doivent être aussi claires et complètes que possible.

3- La longueur

La lettre formelle est généralement brève et spécifique, pointant directement vers l'objectif, après les règles de salutations et de courtoisie correspondantes.

Comme c'est généralement le cas dans les institutions, les entreprises, les gouvernements ou entre deux personnes qui n'ont pas de relation étroite, cela n'a aucun sens de se promener dans les branches, de faire une digression ou d'expliquer des problèmes qui ne sont pas centraux. De cette façon, les lettres généralement formelles ne devraient pas dépasser 2 pages.

4- L'en-tête

La lettre officielle doit être écrite sur les documents officiels de l'entité ou de la personne qui l'écrit. Cela se fait généralement sur du papier à en-tête dans lequel seul le nom de l'institution ou de l'expéditeur peut apparaître, bien qu'il puisse également inclure l'adresse du même.

Après cela, la date doit apparaître, précédée du lieu (ville) où elle est écrite.

Il est plus élégant d’écrire la date sans abréviations, c’est-à-dire le mois écrit en lettres et l’année à quatre chiffres. Il doit être aligné à droite de la page.

5- Traitement et accueil

Le traitement doit être formel et doit inclure la position, la profession ou la portée du destinataire. Par exemple: président, médecin, professeur, général, etc., suivi ou non du nom de famille. Évitez les salutations avec le prénom, les surnoms ou les surnoms.

Lorsque le destinataire est un couple, ils doivent être traités comme Lord and Lady. Les députés et les sénateurs sont traités comme "honorables" dans certains pays, dans d'autres ils peuvent être "illustres Seigneur".

La même chose se produit avec les autres postes gouvernementaux ou les titres de noblesse, il est donc important de connaître le protocole de chaque pays.

Si un destinataire spécifique n'est pas connu, des formules impersonnelles peuvent être utilisées, telles que "À qui de droit" ou simplement "Cher Monsieur" ou "Chère Madame".

Pour la salutation, certaines règles de courtoisie doivent être ajoutées telles que "Cher", "Respecté", etc. Le formulaire "Cher Monsieur" est également utilisé comme une salutation formelle.

6- Le corps

Le contenu de la lettre devrait également commencer par une règle de courtoisie telle que: "Par ceci ...", "Je vous écris ...", "Très respectueusement, je vous écris à l'occasion de ..." pour ... "ou un peu moins de protocole tel que" Tout d'abord recevoir un salut cordial ... ".

La lettre doit comporter des paragraphes courts et bien structurés. Le message doit être précis, concret et univoque.

S'il s'agit d'une demande, cela doit être fait directement; S'il s'agit d'une lettre informative, elle devrait aller droit au but. Toujours garder à l'esprit que le destinataire est une personne occupée qui ne veut pas perdre son temps avec des discours inutiles ou difficiles à comprendre.

7- L'adieu

L'adieu devrait compléter l'idée centrale de la lettre, renforcer l'objectif et promouvoir l'action que l'expéditeur attend du destinataire ("j'attends votre réponse", "j'espère que l'information est utile", etc.).

La fermeture la plus courante pour des lettres officielles est « Sincèrement » ou « Yours sincerely », préférant ces formes à plus tournures comme « Regards », « Salutations », « étreintes », etc.

Après cela, vous devez placer la signature imprimée (prénom et nom de famille en caractères d'imprimerie) et la signature de l'expéditeur. T

LSO devrait inclure la position ou le rang qui montre l'expéditeur, à savoir « Dr », « Ing. », « le professeur » suivi du nom et sur une charge de ligne distincte « Président du comité d'évaluation », « Ambassadeur de la République argentine "," Secrétaire général ", etc.

8- Autres données

Au bas de la lettre et peut être inclus la signature, le cas échéant, en expliquant les annexes ou les noms des personnes qui reçoivent une copie de la lettre (indiquée par l'abréviation « Cc »).

Ci-dessous et enfin, les initiales de la personne qui a dicté la lettre, à savoir l'expéditeur lui-même (en lettres majuscules) et ceux qui retranscrit (minuscules) comme indiqué peuvent être inclus: ABC / DEF.

Étant une lettre qui a déjà été pensé, l'utilisation des postscripts n'est pas recommandée.

9- L'enveloppe

Chaque lettre officielle doit être envoyée dans une enveloppe, même si l'expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même bâtiment (par exemple, une communication entre services de la même institution).

L'enveloppe doit avoir une taille en fonction de ce qu'elle contiendra, de sorte qu'elle ne devienne pas trop volumineuse. La lettre doit être pliée le moins possible (2 à 4 fois maximum), puisqu'un papier presque intact avec trop de plis est beaucoup plus élégant.

Le nom et les données du destinataire sont toujours placés au recto de l'enveloppe et au centre de celle-ci. Le nom et les données de l'expéditeur peuvent se trouver au dos et au rabat de l'enveloppe ou au recto, en haut et à gauche de l'enveloppe.

Le quadrant supérieur droit du recto de l'enveloppe est toujours réservé aux timbres ou timbres.

Il doit être fermé avec soin mais fermement afin de garantir l'inviolabilité du contenu. Dans certains cas très cérémonieux ou élégant, il peut être scellé avec une cire à cacheter.

10- La réponse

Chaque lettre officielle doit avoir une réponse. Il doit être rapide, concis et garder le même aperçu de la lettre officielle reçue.

Une lettre formelle sans réponse est considérée comme un acte irrespectueux et discourtois de la part du destinataire qui peut provoquer un effet totalement opposé à l'objectif initialement recherché.

Références

1. Lettre formelle Récupéré de es.wikipedia.org
2. 10 Caractéristiques d'une lettre formelle et informelle. Récupéré de caracter.co
3. La lettre et ses éléments. Récupéré de portaleducativo.net
4. Caractéristiques d'une lettre formelle. Récupéré de clubensayos.com
5. Caractéristique et fonction des lettres formelles. Récupérée de estudiaraprender.com