Système des inventaires perpétuels, avantages

Le système de inventaires perpétuels Il s’agit d’une méthode de comptabilisation des stocks qui enregistre immédiatement la vente ou l’achat de stocks au moyen de systèmes informatiques et de logiciels de gestion des actifs.

Il montre une vue assez détaillée des modifications de l'inventaire avec des rapports immédiats sur la quantité de stock en stock, et reflète avec précision le niveau des biens disponibles.

L’inventaire perpétuel est la méthode privilégiée de suivi des stocks, car il permet de générer des résultats raisonnablement précis en permanence, s’il est correctement géré.

En tant qu'entreprise, il est coûteux d'avoir un inventaire plus complet des besoins et de générer des déchets. D'un autre côté, avoir très peu de moyens signifie que vous risquez de décevoir les clients et de perdre des revenus de vente avec vos concurrents.

Comme les logiciels d’inventaire permanent sont toujours à jour, ils ont une visibilité instantanée des niveaux de stock, ce qui leur permet de répondre plus rapidement aux changements de la demande.

Comment fonctionne la procédure?

Avec le système d'inventaire permanent, une entreprise met continuellement à jour les enregistrements d'inventaire, en tenant compte des ajouts et des soustractions pour des activités telles que:

- Articles d'inventaire achetés.

- Marchandises vendues en stock.

- Les matériaux pris dans l'inventaire à utiliser dans la production.

- Articles jetés.

Le système fonctionne parfaitement lorsqu'il est associé à une base de données informatique, mis à jour en temps réel par le personnel de l'entrepôt au moyen de scanners de codes à barres ou par des fournisseurs utilisant des terminaux de point de vente.

Inventaire périodique versus inventaire perpétuel

Traditionnellement, si vous souhaitiez connaître le nombre d'éléments disponibles dans l'entrepôt, vous deviez effectuer un décompte physique et le rapprocher des systèmes manuels ou automatisés basés sur les lots.

Les sociétés ont physiquement comptabilisé les stocks à la fin d'une période donnée et les chiffres des stocks ont été mis à jour à ce moment. Cela s'appelle un système d'inventaire périodique, car les informations sont mises à jour périodiquement.

Le système d’inventaire permanent utilise un logiciel et des processus de gestion des stocks qui permettent la mise à jour en temps réel du mouvement des stocks.

Les employés utilisent des scanners de codes à barres pour enregistrer les ventes, les achats ou les retours au moment où ils surviennent.

Ces informations sont envoyées à une base de données qui est continuellement mise à jour pour enregistrer chaque modification. La mise à jour perpétuelle de l'inventaire donne son nom au système et le différencie de l'approche périodique.

Comptes d'inventaire permanent

Sous ce système, vous n'avez pas besoin de gérer un compte d'achat car le compte d'inventaire est chargé directement avec chaque achat de marchandise.

Les comptes à publier dans ce système sont les suivants:

- Lorsque la marchandise est achetée pour être stockée dans l'inventaire:

- Lorsque des dépenses sont engagées telles que le fret, l'assurance, etc., ajoutées au coût de la marchandise:

- Si la marchandise est retournée au fournisseur:

- Lorsque la marchandise est vendue:

- Si la marchandise est retournée par les clients:

- Lorsqu'une différence entre le montant du compte d'inventaire et le nombre physique est trouvée:

avantage

Il permet un remplacement précis

Les variations de stock sont enregistrées en temps réel lors de l'achat et de la vente de stocks. Cela vous permet de produire des rapports qui identifient immédiatement les articles en stock qui sont en train de s'épuiser.

Découvrez le déclin et le vol

Dans un système d'inventaire périodique, à la fin de la période, l'inventaire est ajusté, validant le décompte d'inventaire physique. Cela dissimule tout vol, rétrécissement ou même erreur dans le compte lorsque cet ajustement est transféré au compte de coûts de la marchandise vendue.

Un système perpétuel comparera la valeur des stocks dans le système avec le nombre de fin de période et vous permettra d'analyser les écarts.

Produit des états financiers intermédiaires plus précis

Dans le système d'inventaire périodique, les valeurs d'inventaire ne sont pas modifiées au cours de la période. Le compte de stock du bilan et le compte de coûts des marchandises vendues dans le compte de résultat sont incorrects tout au long de la période. période.

Un système perpétuel maintient ces montants corrects et fournit un ensemble plus précis d'états financiers tout au long de la période.

Gestion plus fine des niveaux de stock

Les niveaux d'inventaire sont toujours corrects et sont accessibles en ligne à tout moment. Vous pouvez calculer votre taux de rotation correctement pour voir si les ventes ralentissent ou si les produits ne sont plus vendus rapidement.

Intégration avec d'autres systèmes commerciaux

Les informations d'inventaire en temps réel sont essentielles pour les équipes financières et comptables. L'intégration du système d'inventaire avec les systèmes financiers permet de garantir des rapports fiscaux et réglementaires précis.

Les vendeurs peuvent offrir une meilleure expérience client, impactant directement leur réputation. Son intégration aux systèmes de marketing donne à cette équipe un aperçu actuel de ce qui est vendu et de ce qui ne l’est pas.

Désavantages

Coût élevé de la mise en œuvre

Pour utiliser le système d'inventaire permanent, une entreprise doit d'abord installer un équipement et un logiciel spécialisés. Cela nécessite un investissement initial important, de nombreuses ressources et du temps pour implémenter le système correctement.

Après l'installation de l'équipement et du logiciel nécessaires, la maintenance et les mises à jour périodiques resteront obligatoires, ce qui coûtera encore plus cher aux entreprises.

Plus de complexité

Les entreprises doivent offrir une formation à chacun des employés en raison de la complexité du système.

Les employés ont besoin d'une formation sur l'utilisation du logiciel particulier de l'entreprise et reçoivent également une formation sur l'utilisation d'équipements spéciaux, tels que les scanners.

L'inventaire enregistré peut ne pas refléter l'inventaire réel

Il peut être désavantageux que les transactions soient enregistrées dès qu’elles ont lieu, car l’inventaire enregistré peut ne pas refléter l’inventaire réel au fil du temps.

En effet, dans un système d’inventaire permanent, les inventaires physiques ne sont pas fréquemment utilisés.

Avec un plus grand nombre de personnes qui entrent des transactions dans le système, l'entreprise assume un risque accru de commettre des erreurs en raison d'une erreur humaine.

Plus de temps de consommation

Avec le système d'inventaire périodique, les entreprises accordent du temps pour enregistrer les stocks.

Ils peuvent être enregistrés chaque semaine, chaque mois ou même chaque année. Cela fait que le système d'inventaire périodique consomme moins de temps que le système d'inventaire permanent.

Avec le système perpétuel, chaque transaction doit être enregistrée immédiatement. Les auditeurs doivent examiner les transactions pour s’assurer qu’elles sont correctes et des inventaires physiques doivent encore être réalisés pour trouver les divergences dans les chiffres.

Références

1. Steven Bragg (2017). Système d'inventaire perpétuel. Cours de CPE et livres comptables. Tiré de: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Inventaire perpétuel Tiré de: investopedia.com.
3. Comptabilité pour la gestion (2017). Système d'inventaire perpétuel. Tiré de: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Pourquoi utiliser un système d'inventaire permanent? Tiré de: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Les avantages du système d’inventaire perpétuel. Small Business - Chron.com. Tiré de: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Les inconvénients du système d'inventaire continu. Small Business - Chron.com. Tiré de: smallbusiness.chron.com.