Demande de types d'achat, comment cela se fait, importance et exemples

La forme de demande d'achat est le document généré par un service utilisateur ou par le personnel de l'entrepôt pour informer le service des achats des articles à commander, la quantité et le délai de livraison. L'achat dans une entreprise commence par la compilation des exigences.

Après avoir été compilé, vous devez informer le service des achats. La demande d'achat est le document qui contiendra la liste de ces exigences. Pour éviter les fraudes, les chefs de service ne sont généralement pas autorisés à passer des commandes directement auprès des fournisseurs ou à acheter pour le compte de l'entreprise.

Au lieu de cela, celui qui passe des commandes avec des fournisseurs externes est un service différent appelé le service des achats. Les responsables des différents services utilisent les formulaires de demande d’achat pour informer ce département des matériels à acquérir.

Les demandes d'achat et les commandes d'achat sont des documents clés dans le processus d'acquisition des éléments dont l'entreprise a besoin pour son fonctionnement, en normalisant le processus de commande en interne et en externe.

Index

• 1 types
  • 1.1 Standard
  • 1.2 Sous-traitance
  • 1.3 Envoi
  • 1.4 Transfert d'inventaire
  • 1.5 Service externe
• 2 Comment ça se fait?
  • 2.1 Processus de demande d'achat
• 3 importance
  • 3.1 Démarrer le processus d'achat
  • 3.2 C'est un outil de contrôle
  • 3.3 Protéger l'entreprise
  • 3.4 Centralisation du processus d'achat
• 4 exemples
  • 4.1 Exemple 1
  • 4.2 Exemple 2
• 5 références

Types

Les points clés concernant la demande d’achat sont les suivants:

- C'est une demande qui est faite au service des achats pour acquérir une certaine liste de matériaux.

- nécessite l'approbation de l'organisation d'achats.

- c'est un document interne; c'est-à-dire qu'il reste dans l'organisation.

Vous pouvez créer une demande d'achat pour les types de configuration suivants:

Standard

Obtenir des fournitures et du matériel auprès des fournisseurs, tant pour les processus de production que pour les articles de bureau consommables et d’autres biens.

Sous-traitance

Fournir la matière première à un fournisseur, puis obtenir un produit fini.

Consignation

Obtenir du matériel stocké dans les installations de l'entreprise et le fournisseur est payé pour cela.

TransfèreEfficacité d'inventaire

Pour obtenir des documents d'un autre service ou d'une autre région appartenant à la même organisation.

Service externe

Obtenir les services d'un fournisseur externe, par exemple en effectuant des travaux de maintenance sur l'usine.

Comment ça se fait?

Les composants de base qui constituent une demande d'achat sont les suivants:

- Numéro de demande, qui permet l'identification du document. Il doit être pré-imprimé.

- Département demandeur.

- Date de la demande et date de livraison demandée.

- Nom de la personne qui prépare la demande et signature de la personne qui effectue l’autorisation correspondante.

- Les articles demandés doivent être décrits en détail pour éviter des données inexactes. Le montant doit être exact Il est très important de placer l'unité requise (kilos, litres, unités, etc.).

- Signature du responsable du service des achats qui approuve ou n'approuve pas l'achat.

- Si des devis ont déjà été demandés aux fournisseurs, ils doivent être joints à la demande.

Processus de demande d'achat

Le processus de demande d'achat est utilisé par les organisations pour effectuer et suivre les commandes d'approvisionnement. Ceux-ci peuvent être n'importe quoi, des matières premières aux meubles de bureau, etc.

Lorsqu'un responsable de département estime que les documents sont à court, remplissez le formulaire de demande, qui comprend les champs indiqués ci-dessus.

Une demande d'achat est le formulaire qu'un service de l'entreprise envoie au service des achats, répertoriant les articles que vous souhaitez demander à un fournisseur externe.

Ce processus permet aux utilisateurs de passer une commande, d'obtenir l'approbation du superviseur et, surtout, de permettre aux fournisseurs externes de soumettre des devis.

Lorsque le responsable des achats reçoit la demande d'achat dans ce processus, il peut consulter toutes les informations envoyées par l'utilisateur d'origine. Le gestionnaire sélectionne simplement si la demande est approuvée ou non.

S'il n'est pas approuvé, il y a une case pour indiquer la raison de la décision et le service demandeur sera informé de cette décision. Cependant, si le responsable donne son accord, la prochaine étape consistera à demander un devis aux fournisseurs.

Importance

Lancer le processus d'achat

De temps en temps, les services d'une entreprise auront besoin de matériel; La demande d'achat lance le processus d'achat. Le service des achats agira conformément à la force du document.

En cas de problème, le document servira de preuve qu'un service a demandé les fournitures avec une certaine communication.

C'est un outil de contrôle

Lorsqu'il n'y a pas de contrôles appropriés, le personnel peut être impliqué dans la fraude, car il peut demander des documents pour son usage personnel.

Avec une demande d'achat, il existe des mesures établies pour garantir qu'aucune fraude n'est pratiquée. La demande doit passer par plusieurs mains pour garantir son exactitude et son besoin.

Protéger l'entreprise

Avec les ordres de réquisition mis en œuvre, les possibilités de fraude sont évitées. Les actifs de l'entreprise sont également protégés.

Centralisation du processus d'achat

Lorsqu'une organisation exige que toutes les demandes soient effectuées de manière centralisée par le service des achats, il est facile de gérer l'ensemble du processus.

Les acheteurs en bénéficient également, puisqu'ils peuvent désormais regrouper leurs achats et tirer parti du pouvoir d'achat de l'organisation pour négocier de meilleures conditions.

Des exemples

Exemple 1

N ° de demande: 00455

Date: 15 mai 2018

Nom du demandeur: Annaliese Corvo

Position: superviseur de la formation

Département: Formation du personnel

Raison de la demande: Les éléments suivants doivent être utilisés lors de la formation "Assurance qualité", qui aura lieu dans la semaine du 16 au 20 juillet 2018.

- 01 cas de marqueurs à tableau de conférence.

- 12 crayons.

- 01 tableau à feuilles mobiles avec 20 feuilles blanches: 1 mètre de large x 1,5 mètres de long.

- 12 carnets de lignes simples de taille normale.

- 06 marqueurs de couleur pour tableau noir.

- 12 gommes à effacer.

- 12 stylos à encre bleue.

2 devis reçus de fournisseurs de papeterie sont joints.

Autorisé par: Alberto Moreno

Fonction: responsable des ressources humaines

Gestion des ressources humaines

Exemple 2

Le département de production de Confecciones Tely, S.A. Vous devez commander différents matériaux et remplir le formulaire de demande. Ce formulaire informe le service des achats que ces fournitures sont nécessaires.

Le service des achats peut approuver ou refuser la demande reçue. Si approuvé, un bon de commande sera créé.

Le bon de commande est envoyé au fournisseur pour acheter les produits. Le fournisseur produit et livre les produits avec une facture.

Le service réception reçoit les produits et remet le rapport de réception au service comptabilité.

Si tous les documents sont conformes, le service de la comptabilité envoie l'approbation de la facture au caissier, indiquant que le paiement peut être effectué au fournisseur.

Références

1. Business Dictionary (2018). Demande d'achat. Tiré de: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Qu'est-ce qu'une demande d'achat? Tiré de: myaccountingcourse.com.
3. Forest Time. La différence entre une demande et un bon de commande. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Qu'est-ce qu'une demande d'achat et pourquoi elle est importante pour votre entreprise? Procurify. Tiré de: blog.procurify.com.
5. Point de tutoriels (2018). SAP MM - Demande d'achat. Tiré de: tutorialspoint.com.