Les 11 principes du contrôle administratif principal

Le principes de contrôle administratif sont les règles générales à suivre pour analyser si les actions sont menées comme prévu et prendre les mesures correctives nécessaires pour confirmer la planification.

Gérer signifie essayer de tirer le meilleur parti possible des ressources disponibles pour atteindre l'objectif de l'entreprise. Par conséquent, l'administration comprend toutes les opérations de la société.

Les contrôles administratifs sont l'ensemble des procédures nécessaires à l'efficacité administrative et économique. En tant que partie intégrante du système de contrôle interne d'une organisation, son objectif est de garantir la mise en œuvre complète et en temps voulu des politiques et des plans de l'administration.

Parmi les exemples de contrôles administratifs, citons les changements de procédure, la formation des employés et l'installation de panneaux d'avertissement.

Les principes de base du contrôle administratif peuvent être regroupés en onze catégories, qui reflètent leur objectif et leur nature, leur structure et leur processus. Ces principes de contrôle administratif sont détaillés ci-dessous.

Principes de base du contrôle administratif

Principe de sécurisation de l'objectif

L’objectif fondamental du contrôle administratif est la réalisation des objectifs. Cela se fait en détectant les failles dans les plans.

Les écarts potentiels ou réels des plans doivent être suffisamment détectés pour permettre une action corrective efficace.

Principe d'efficacité des contrôles

Un système de contrôle administratif doit détecter et mettre en évidence les causes des écarts par rapport aux plans avec les coûts minimaux possibles.

Le principe d'efficacité est particulièrement important dans le contrôle, car les techniques ont tendance à être coûteuses et lourdes.

Un manager peut être tellement absorbé qu'il peut dépenser plus que nécessaire pour détecter une déviation. Les contrôles qui interfèrent sérieusement avec l'autorité des subordonnés ou avec la motivation de ceux qui exécutent les plans sont inefficaces.

Principe de responsabilité du contrôle

La responsabilité principale de l'exercice du contrôle incombe au responsable de l'exécution des plans. Votre responsabilité ne peut être abrogée ou annulée sans changer la structure de l'organisation.

La responsabilité de contrôler doit être accordée à des personnes spécifiques à chaque étape de l'opération.

Ce principe simple clarifie le rôle très rarement compris des contrôleurs et des unités de contrôle.

Ces agences agissent comme un service fournissant des informations de contrôle. Cependant, ils ne peuvent exercer de contrôle que s’ils sont investis de pouvoirs de gestion et de responsabilité pour des choses contrôlées.

Principe de prévention

Tout comme la planification, le contrôle doit être anticipé et préventif. Ce principe a souvent été négligé, en grande partie parce que le contrôle reposait davantage sur des données statistiques et comptables que sur des prévisions et des projections.

Bien que les prévisions ne soient pas exactes, elles sont meilleures que les enregistrements historiques. Idéalement, un système de contrôle devrait fournir une rétroaction instantanée afin de corriger, dès qu’elles se produisent, des écarts par rapport aux performances souhaitées.

Si cela n’est pas possible, le contrôle doit être basé sur les prévisions afin de prévoir les écarts dans le temps. Une plus grande attention devrait être accordée à la prévention des carences que pour les remédier après leur apparition.

Par exemple, les prévisions de trésorerie contribuent à maintenir la solvabilité des entreprises, à anticiper les pénuries de liquidités et à les prévenir.

Principe de contrôle direct

La grande majorité des contrôles utilisés aujourd'hui sont basés sur le fait que les êtres humains commettent des erreurs. Ils sont souvent utilisés comme contrôles indirects destinés à détecter les erreurs, souvent après coup.

Dans la mesure du possible, des contrôles directs visant à prévenir les erreurs devraient être utilisés. L'amélioration de la qualité des gestionnaires peut minimiser le besoin d'utiliser des contrôles indirects. Les responsables de haute qualité commettent très peu d’erreurs et exécutent toutes leurs fonctions au mieux.

Principe de réflexion des plans

Le contrôle est la tâche de s'assurer que les plans sont réalisés efficacement. Par conséquent, les techniques de contrôle devraient refléter la nature et la structure spécifiques des plans.

Plus les plans de l'organisation sont clairs et complets et plus les contrôles sont conçus pour refléter ces plans, plus les contrôles seront efficaces pour répondre aux besoins.

Par exemple, le contrôle des coûts doit être basé sur les coûts planifiés d'un type défini et spécifique.

PriCapitole de la pyramide

Les données de retour doivent d'abord être rapportées au bas de la pyramide; c'est-à-dire aux superviseurs et même au personnel d'exploitation qui se trouve au plus bas niveau.

Cela permettra aux employés de contrôler leurs propres situations, en plus d'accélérer les actions correctives.

Principe d'aptitude organisationnelle

Un système de contrôle administratif est conforme au domaine de l'autorité administrative et doit refléter la structure de l'organisation.

Lorsque le système de contrôle administratif s'adapte à la structure de l'organisation, il détermine la responsabilité de l'action et facilite la correction de la déviation des plans.

De même, les informations doivent être adaptées pour évaluer la performance par rapport aux plans à la position du responsable qui l’utilisera. En d'autres termes, tous les chiffres et rapports utilisés à des fins de contrôle devraient être en termes d'organisation.

Principe d'individualité des contrôles

Les contrôles sont efficaces lorsqu'ils sont compatibles avec la position, la responsabilité opérationnelle, la compétence et les besoins de la personne intéressée.

La portée et les informations détaillées requises varient selon le niveau et la fonction de la direction.

De même, différents responsables préfèrent des rapports et des formulaires différents. Par conséquent, les contrôles doivent répondre aux exigences individuelles de chaque responsable.

Principe de contrôle des points critiques

Toutes les opérations ont certaines vulnérabilités ou points critiques. Ce sont ceux qui causent le plus de problèmes et entraînent des écarts importants.

Un gestionnaire, tout en exerçant un contrôle, devrait se concentrer sur les facteurs critiques pour évaluer les performances.

Il serait inutile et peu économique pour un gestionnaire de vérifier chaque détail de la performance. Par conséquent, vous devez vous concentrer sur les points critiques de la performance.

Principe d'action

Le contrôle s'avère une perte de temps si des mesures correctives ne sont pas prises. Parmi les actions correctives, citons la redéfinition des plans, une réorganisation, le remplacement ou la formation d'un subordonné, la motivation du personnel, etc.

Le contrôle n'est justifié que lorsque les écarts indiqués dans les plans sont corrigés par une planification, une organisation, une dotation en personnel et une gestion appropriées.

Références

1. Base de connaissances MBA (2018). Principes de contrôle de gestion. Tiré de: mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Système de contrôle administratif. Tiré de: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Principes d'administration. Tiré de: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 Principes de Contrôle les plus importants en gestion. Préserver les articles. Tiré de: préservearticles.com.
5. Diksha (2018). Contrôle: signification, nature et principes. Idées de gestion d'entreprise. Tiré de: businessmanagementideas.com.