Les 7 fonctions du secrétaire le plus remarquable

Parmi les principaux fonctions de secrétaireIls comprennent la gestion de l'agenda, le service au public et la gestion des informations confidentielles. C'est la personne responsable des tâches d'assistance administrative dans un bureau.

Cette charge peut être exercée par un homme ou une femme, bien que le plus commun soit que c'est une femme qui l'exerce.

Ils sont généralement responsables des questions confidentielles des personnes ayant une certaine hiérarchie au sein de l'entreprise, telles que les administrateurs, les directeurs, les présidents, entre autres. Cela devient la main droite de l'exécutif pour lequel ils travaillent.

Si l'entreprise est petite, la plus grande charge de travail du secrétaire est liée aux tâches de bureau de base.

Certains pays du monde consacrent une journée spéciale de l'année pour remercier et célébrer leur travail. Par exemple, en Colombie, au Pérou et au Mexique, le 26 avril est la journée du secrétaire et le 30 septembre au Venezuela.

Les 7 fonctions principales d'une secrétaire

Le travail d'une secrétaire consiste à apporter soutien et collaboration à son patron afin qu'elle puisse pleinement remplir son rôle au sein de l'organisation, sans retards ni distractions.

Bien que la nature de l'entreprise affecte le type de travail requis d'une secrétaire, on peut dire que ses principales fonctions sont les suivantes:

1- Gestion de l'agenda

Il incombe au secrétaire de tenir à jour l’ordre du jour de la personne pour laquelle elle travaille. Vous devez y refléter tout votre travail et, parfois, vos engagements personnels.

Vous devez également tenir des registres des données de toutes les personnes et institutions avec lesquelles votre employeur doit se rapporter.

L'ordre du jour d'une secrétaire sert généralement de journal opérationnel de l'exécutif pour lequel elle travaille.

2- Attention au public

L’attention portée au public est l’une des tâches les plus fondamentales que le secrétaire doit accomplir. Vous devez répondre aux appels et enregistrer leur motif, ainsi que toutes les données qui permettront à votre employeur de faire un suivi.

En outre, c'est la personne qui reçoit les visiteurs au bureau. C'est pourquoi il est important que la secrétaire conserve une image conforme à l'image de marque du lieu de travail.

Son rôle est non seulement de saluer et d'attendre les visiteurs, mais aussi de donner les premières instructions et directives concernant la culture organisationnelle et les processus internes de l'entreprise.

3- Gestion de documents

En plus d'être la personne qui reçoit et gère la correspondance de son patron, le secrétaire écrit, lit, les réponses et les archives la plupart des lettres, des rapports, des notes de service et des courriels de votre employeur.

À cette fin, il est conseillé de gérer certaines applications de logiciel qui lui permettent de préparer de tels documents avec plus de rapidité et d’agilité.

La spécificité de ces compétences dépendra du type de travail requis dans le domaine dans lequel elles travaillent.

La secrétaire gère la base de données de contacts de son patron et dépose la correspondance écrite, ainsi que les procès-verbaux de l'assemblée et autres documents d'intérêt au sein du bureau.

C'est le secrétaire qui prend normalement note des questions traitées lors des réunions importantes.

4- Traitement des informations sensibles (internes et externes)

Parmi les fonctions qui distinguent un bon secrétaire, il est important de gérer toutes les informations extrêmement importantes pour le fonctionnement de l’entreprise ou de l’institution dans laquelle vous travaillez.

Par exemple, vous devez avoir le contrôle des documents juridiques qui peuvent être requis par les instances gouvernementales à tout moment.

Vous pouvez également accéder aux informations relatives à l'environnement ou à l'un des acteurs liés à l'entreprise. Ces informations doivent être gérées de manière discrète, efficace et rapide.

5- Organisation du bureau

Le secrétaire doit exploiter et entretenir le matériel et le mobilier du bureau: téléphones, photocopieurs, imprimantes, projecteurs, meubles, classeurs, entre autres.

C'est lui qui prend en charge l'inventaire des fournitures et du matériel de bureau. Il maintient également les systèmes de fichiers physiques et électroniques en ordre, de sorte que les informations sont facilement disponibles lorsque cela est nécessaire.

Le secrétaire doit disposer d'un espace de travail propre et organisé, car c'est généralement l'une des premières choses que les personnes extérieures à l'entreprise voient lors de l'entrée dans leurs installations.

6- Préparation des présentations

Normalement, un dirigeant doit présenter ses rapports sous la forme de présentations qui résument et hiérarchisent les informations. Pour cette tâche, il demande généralement de l'aide à sa secrétaire.

La personne qui fait partie du secrétariat doit s’assurer que les informations qui y figurent reflètent correctement les données que votre patron souhaite partager.

Vous devez également savoir qu’il s’agit d’une présentation exempte de fautes d’orthographe et compatible avec l’identité graphique de la société.

7- Surveillance administrative

Il incombe également à une secrétaire de connaître le respect des politiques et procédures nécessaires pour prendre en charge les actifs de l'entreprise ou de l'institution dans laquelle elle travaille.

Conformément au niveau hiérarchique de votre patron, le secrétaire peut valider l'exactitude des données reflétant le détail des opérations budgétaires.

Un secrétaire doit s'occuper du contrôle de gestion et de la bonne gestion des ressources au sein du bureau.

Le secrétaire virtuel

Avec la montée des emplois en ligne, la figure des secrétaires émerge en ligne ou assistants virtuels.

Ces secrétaires effectuent la plupart des tâches décrites ci-dessus, mais à distance. Dans ces cas, les secrétaires facturent leurs services à l'heure ou par projet.

Références

1. Culture Money (2015). Les 4 fonctions principales du secrétaire. Récupéré de: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Liste des tâches d'un secrétaire. Récupéré de: work.chron.com
3. Pymex (2016). Fonctions et responsabilités du secrétaire administratif. Récupéré de: pymex.pe
4. Faites du bénévolat maintenant (s / f). Quel est le rôle du secrétaire? Extrait de: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Quelles sont les fonctions d'une secrétaire en tant qu'assistante d'un manager? Récupéré de: pyme.lavoztx.com