Qu'est-ce qu'une politique de dépenses?

Ongle Politique de dépenses c'est un format qui a pour fonction de servir de preuve physique d'une opération de sortie d'argent d'une entreprise ou d'une entreprise.

Il est utilisé en comptabilité pour décrire le mouvement en détail et est généralement accompagné d'autres pièces justificatives pour l'opération.

La comptabilité est une discipline qui vise à contrôler toutes les transactions qui se produisent dans une entreprise ou une entreprise au niveau de l'entrée ou de la sortie de l'argent.

Cela signifie que chaque fois qu'une dépense est faite, un investissement, des salaires ou d'autres types de dépenses sont payés, ou au contraire, des fonds sont reçus pour des paiements de clients et d'autres revenus, le service administratif de la société doit quitter Ces opérations sont enregistrées dans votre système comptable.

Tout comme une personne doit payer pour ce qu’elle achète, une entreprise doit faire la même chose, mais de manière légèrement plus complexe, et elle utilise donc des systèmes comptables.

Pour chaque type d'opération, il existe un format d'enregistrement spécifique et les stratégies de sortie, comme expliqué au début, servent de preuve des paiements effectués.

Ces paiements sont émis aux différents fournisseurs de biens et services de l'entreprise. Par exemple, toutes les entreprises ont besoin de services de base tels que l'électricité, la connexion Internet, l'eau, etc.

Il doit également acheter des fournitures pour pouvoir faire son travail: articles de papeterie, fournitures de bureau, véhicules, etc. Dans le cas des entreprises manufacturières, ils doivent acquérir la matière première pour fabriquer leurs produits.

Une entreprise doit effectuer de nombreux paiements pour réaliser son objectif et chacune d’elles doit être enregistrée. De plus, chaque paiement ou retrait d’argent doit être autorisé par le ou les départements correspondants.

Caractéristiques d'une politique de dépenses

Les informations à inclure dans une politique de décharge typique sont les suivantes:

• Copie du chèque ou du transfert électronique avec lequel le paiement est effectué.
• Le concept de paiement, c'est-à-dire quel service, quel apport, quel impôt, etc., est annulé.
• Signature de l'approbation du paiement par le service responsable.
• Date à laquelle le paiement a été effectué.
• Montant ou montant total du paiement.
• Identification du fournisseur
• La signature du fournisseur ou de la personne qui a reçu le paiement.

Il est nécessaire de joindre à la politique de sortie d'autres pièces justificatives telles que:

• La facture du fournisseur (ou son équivalent en cas de paiement de taxe, de paiement de salaire et d'autres qui n'ont pas de facture en raison de sa nature)
• Le bon de commande, qui est un autre format où le fournisseur est invité à fournir les fournitures ou les articles nécessaires. Par exemple, si une entreprise a besoin de feuilles de papier, elle envoie un bon de commande à son fournisseur d'articles de papeterie, demandant une quantité spécifique de rames ou de paquets de feuilles.

En incluant ces documents, il est plus facile de justifier les dépenses et de trouver des informations utiles en cas d’erreur dans la livraison des articles achetés ou de tout autre inconvénient ultérieur.

En outre, il est pratique de conserver les documents connexes dans un seul et même ensemble, ce qui constitue un moyen efficace de commander les fichiers comptables pour faciliter les consultations futures ainsi que leur contrôle approprié.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique de dépense ou de politique de vérification, appelée aussi dans certains cas:

Concepts associés

Les champs situés sous les cases "Concept of Payment" et "Received by" sont renseignés avec les informations correspondantes selon chacune des définitions suivantes:

1. compte

Ce sont des codes numériques qui identifient le type de mouvement et sa classification. Par exemple, il existe des comptes associés aux ventes, aux coûts de production, aux banques, etc. Les comptes sont généralement classés Actif et Passif.

2. Sous-compte

Ce sont des comptes détaillés, c'est-à-dire plus spécifiques et détaillés. Un exemple serait:

Compte: 110 - Banques

Sous-compte 1: 110,1 - Banque X

Sous-compte 2: 110,2 - Banque Y

3. nom

Il fait référence au nom du compte en tant que tel au lieu de son code. Dans l'exemple précédent, ce serait "Banks".

4. Partielle

C'est le montant détaillé correspondant à chacun des sous-comptes inclus dans la police. S'il n'y a qu'un seul sous-compte, il ne sera pas nécessaire d'indiquer cette valeur.

5.  Must et Haber

Chaque compte est représenté sous la forme d'un «T», c'est-à-dire sous la forme d'un tableau de deux colonnes, dans lequel le nom du compte et le montant correspondant sont saisis dans l'une ou l'autre colonne (droite ou gauche).

La colonne de gauche est identifiée comme "Must" et celle de droite s'appelle "Haber".

Comme indiqué ci-dessus. Il existe des comptes d’actif et de passif.

Les actifs sont essentiellement les actifs de la société, tout ce qui peut être considéré comme leur propriété. Les passifs sont les dettes.

Les comptes d'actifs augmentent leur valeur par les montants inscrits dans la colonne "Must" et diminuent par le "Credit". Le contraire se produit avec les comptes de passif.

6. Total

On l'appelle aussi "Balance". C'est le résultat de la soustraction de la valeur du débit moins le crédit.

En ce qui concerne les cases "Réalisé par", "Révisé par" et Autorisé par "les noms ou signatures des personnes intervenant dans l'émission et l'approbation de la police sont placés. Cela peut varier selon les critères de chaque entreprise.

Les cases "Auxiliar et" Diario ", indiquent les noms des personnes qui ont transmis les informations aux Livres Auxiliaire et Au quotidien qui sont d’autres types d’enregistrements qui font partie du système comptable complet.

Le numéro de politique est un moyen d'identifier le document afin qu'il soit lié aux stratégies précédentes, c'est-à-dire qu'il s'agit de nombres consécutifs. Chaque entreprise peut créer sa propre nomenclature en ce qui concerne cet aspect.

À l'heure actuelle, il existe des systèmes comptables informatisés qui facilitent l'enregistrement des opérations effectuées par les entreprises.

Il est important qu'ils respectent les exigences établies par les autorités fiscales de chaque pays.

Références

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7. Qu'est-ce qu'un coupon? Récupéré de: accountingtools.com
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