Quel est le cycle de vie des documents?

Le cycle de vie des documents consiste en une succession d'étapes par lesquelles un fichier transite tout au long de sa vie utile. Ces phases, allant de la création d'un document, à toutes ses utilisations et modifications, jusqu'au moment de sa destruction ou de son classement définitif.

Le concept de cycle de vie des documents a été créé aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale. Cela était dû à la nécessité de trouver un moyen approprié de gérer un grand nombre de fichiers accumulés.

Chaque discipline aborde le cycle de vie des documents de manière différente, en tenant compte de leur approche et de la nature du fichier.

Par exemple, le cycle de vie d'un document juridique peut avoir différentes étapes que celles d'un document académique.

Dans chaque cas, les considérations relatives à la durée de conservation d’un document, à sa conservation ou à son utilisation correcte devraient être différentes. De même, il existe différentes approches aux étapes de votre cycle de vie.

Par exemple, il peut exister des documents sans valeur pour une entreprise ou une entité gouvernementale en raison de son âge. Cependant, ces mêmes archives peuvent avoir une grande valeur historique pour un musée.

Une autre différence fondamentale est celle entre les documents analogiques et numériques. Bien que l’importance réside dans le contenu des documents, l’existence de fichiers numériques implique des particularités dans leur manipulation et dans les étapes de leur cycle de vie.

Les trois âges des documents

En 1972, l'historien Carlos Wyffels proposa la théorie des trois âges. Selon cela, les documents sont des objets dont le processus de transformation est essentiel.

En général, les documents sont utilisés de manière intensive immédiatement après leur création et pendant un certain temps.

Cependant, avec le temps, cette utilisation est réduite jusqu'au moment où elle s'arrête complètement, soit parce qu'elle est archivée, soit détruite.

Selon Wyffels, ce cycle à travers lequel tous les documents passent est divisé en trois âges: l'âge administratif ou actif, l'âge intermédiaire ou semi-actif et l'âge inactif ou historique.

L'âge administratif ou actif

Il fait référence à la période active d'un document. Il commence au moment de sa création et passe par différentes étapes au cours desquelles il est consulté, transféré et partagé fréquemment.

Par exemple, l'âge administratif d'un ticket de service public commence lors de sa génération. Ensuite, il se poursuit en mouvement pendant un temps limité: lorsqu'un facteur le livre ou qu'il est envoyé par courrier électronique, quand il est consulté et quand il est payé.

L'âge intermédiaire ou semi-actif

C'est la période pendant laquelle le document a perdu l'utilitaire pour lequel il a été créé. Par conséquent, il n'a pas d'utilisation active comme à l'ère administrative. Cependant, il est préservé et peut être consulté rarement.

Par exemple, l'âge intermédiaire d'un ticket de service commence lorsque, après le paiement, il est classé dans un dossier. Il est très probable qu’elle ne sera plus jamais consultée, cependant, elle reste archivée en cas de problème.

La vie semi-active des documents peut être variable selon le type de document et selon le contexte. Un document juridique, par exemple, peut avoir une vie plus active qu'un ticket de service public.

L'âge inactif ou l'âge historique

Il fait référence à la période finale des archives. Cependant, tous les fichiers n'ont pas la même destination. Selon leur nature, ils peuvent être convertis en histoire ou détruits.

Les archives historiques sont celles qui ont une valeur culturelle ou de recherche. Par conséquent, lors de cette étape, des méthodes de conservation sont recherchées pour les préserver aussi complètement que possible.

Les étapes du cycle de vie des documents

La théorie des trois âges établit de manière générale les phases fondamentales par lesquelles passent tous les documents.

Cependant, d'autres étapes plus spécifiques définissent l'utilité et la manipulation des documents.

Les étapes par lesquelles passe un document dépendent de sa valeur, de son utilisation et de son contexte. En fonction de ces caractéristiques, il est déterminé quelles sont les phases à traverser et quelles sont les dispositions techniques et administratives pour chacune d’elles.

Ce sont quelques-unes des principales étapes par lesquelles un document passe au cours de sa vie utile:

1-Création: consiste en la création du document, sous forme imprimée ou numérique.

2-stockage: selon le format dans lequel le document a été créé, il est stocké physiquement ou numériquement. Dans certains cas, l'étape de numérisation est également considérée, lorsqu'elle fait partie du processus.

3-Catégorisation: il fait référence à l'organisation, la classification ou l'indexation des documents en fonction des paramètres établis dans chaque contexte.

4-transfert: il s'agit de l'envoi et / ou de la livraison d'un document en fonction de ses caractéristiques. En réalité, cela peut se rapporter à une livraison par courrier physique ou à un envoi par courrier électronique, selon le cas.

5-Distribution: cette étape se réfère à des documents qui sont d’usage public ou ont besoin d’être, par conséquent, une fois créés, ils doivent être divulgués à un certain groupe de personnes.

6-utilisation collaborative: À l'heure actuelle, les fichiers peuvent être organisés pour une utilisation et une édition partagée. Cette étape est récente et est considérée exclusivement pour les documents numériques.

7-Consultation: se réfère à cette étape dans laquelle les documents sont disposés dans l'intention qu'ils puissent être consultés. Au cours de ce processus, les dispositions relatives à la sécurité et / ou à l’accessibilité sont très importantes, en fonction du public susceptible d’accéder aux informations.

8-Dépôt ou destruction: C'est la dernière étape du cycle de vie de tous les documents. Il correspond au moment où il est décidé s'il a suffisamment de valeur historique pour être conservé ou, au contraire, détruit.

Des ressources

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