Quelles données apportent une lettre formelle? Caractéristiques principales

Le données qu'une lettre formelle porte Ils sont conçus pour exprimer le message que vous voulez aussi clairement que possible. Ils sont le titre, le corps de la lettre, la conclusion, l'adieu et la signature.

Les lettres sont un moyen de communication entre des personnes ou des parties qui peuvent être connues ou non, mais dont la relation est basée sur le respect mutuel. Par conséquent, le langage utilisé dans ce type de communication est formel et courtois dans toutes ses parties.

Il y a une série de données de base qui devraient apparaître dans les lettres formelles; De cette manière, quiconque le reçoit obtiendra des informations précises et claires sur ce qui lui est communiqué.

Les 5 données de base d'une lettre formelle

1- Rubrique

Il est subdivisé en: en-tête (données d'expéditeur), lieu et date, nom du destinataire et message d'accueil.

Si la lettre est faite par une entreprise ou une institution, le papier à en-tête est généralement utilisé; Vous pouvez également imprimer l'en-tête qui identifie l'expéditeur de la lettre.

Ensuite, la ville doit apparaître d'où elle est écrite et la date, qui est généralement située sur la marge de droite et qui se décompose comme suit: jour en chiffres, mois en lettres et année indiquant ses quatre chiffres.

La ligne suivante appartient au nom du destinataire, qui doit indiquer le poste, la profession, le degré d'instruction, le titre de noblesse ou le traitement. Par exemple: enseignant, médecin, ingénieur, président, citoyen, jeune femme.

Enfin, le salut cordial.

2- Corps de la lettre

Au début, vous devriez présenter le sujet de manière formelle, en commençant par la courtoisie et avec des expressions telles que "très respectueusement" ou "tout d'abord recevoir un salut très cordial".

Dans le corps, quel est le sujet à traiter et peut comporter plusieurs paragraphes, mais il faut toujours garder à l'esprit qu'une lettre formelle doit être très précise dans son contenu. Habituellement, plus c'est court, mieux c'est.

3- Conclusion

Il peut être utilisé pour résumer le corps de la lettre avant de procéder au rejet formel de la communication. C'est un moyen de mettre en valeur le contenu de celui-ci.

4- Adieu

Il est généralement court, couvrant une ou deux lignes et finit par remercier l'attention portée à la lettre.

Le traitement de "vous" ou "vous" est formellement utilisé pour désigner le destinataire, indiquant qu'un résultat ou une réponse est attendu et montrant du plaisir lorsque vous vous adressez à lui.

Par exemple: "la réponse à cette requête reste avec vous", "attentivement", "sans autre référence".

5- Signature

Les données de l'expéditeur en tant que représentant ou responsable de l'émission de la communication sont placées. Grâce à la signature de nombreux lecteurs de lettres leur donnent de la crédibilité.

Cependant, toutes les lettres ne se terminent pas avec la signature de l'expéditeur. Dans certains cas, les lettres se terminent par des initiales telles que: PD, Cc ou XX / xx.

Une lettre finalisée avec PD fait référence à un post-scriptum, ce qui indique qu'il y a quelque chose d'important à retenir ou à prendre en compte en dehors de la conclusion.

Par contre, "Cc" indique que la lettre accompagne une copie à une autre personne, autorité, entreprise ou institution.

Enfin, il y a "XX / xx". Ces lettres obéissent aux initiales en majuscule de la personne qui dicte ou écrit la lettre, et les initiales en minuscule de qui écrit ou transcrit la lettre.

Références

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2. CARLOS CABALLERO GONZÁLEZ, J. C. (2017). UF0857 - Elaboration de documents texte. Madrid: Editions Paraninfo, S.A.
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4. ModeloCarta.net. (12 octobre 2017). ModeloCarta.net. Récupéré de modelocarta.net